Hôtel et restaurant : la note de séjour, la salle et les calendriers des plateformes

Hôtels, hôtels-restaurants et chambres d’hôtes : de la réservation au départ du client, la réception et la salle travaillent désormais sur la même note.

Le séjour et sa note#

• Prix du séjour : la nuit reprise de la chambre, la formule (petit-déjeuner, demi-pension, pension complète) avec son prix par personne et par nuit, le canal de réservation, les arrhes ou l’acompte et l’empreinte de carte.
• La note : ce qui est ajouté à la réception (petit-déjeuner, minibar, salle) s’y inscrit, chaque ligne à son taux, avec le détail de la TVA par taux, la taxe de séjour, les arrhes et le reste à régler.
• Faire la note : une seule facture pour le séjour, rangée dans le dossier, avec la période du séjour et l’échéance au départ ; la fiche client se crée si elle manque. Une note facturée fige les prix et les dates.
• Groupes : une note de groupe pour tous les séjours d’un dossier (extras à chacun ou non), adressée à l’entreprise sans demander la fiche de chaque chambre, et « Ajouter une chambre au groupe ».
• Arrhes : les arrhes ou l’acompte se reportent sur la facture validée du séjour, à leur date de réception.
• Absent : en cas de non-présentation, le geste libère la chambre et retient la première nuit, soumise à la TVA.
• Formules et alcool : vous indiquez la part des boissons alcoolisées comprise dans la demi-pension et la pension complète ; la note ventile la formule des adultes entre repas à 10 % et alcool à 20 %, celle des enfants reste à 10 %.

Du restaurant à la chambre#

• Sur la chambre : depuis le plan de salle (touche F9), l’addition d’une table se porte sur la note du client logé, sans ticket de caisse : la vente se constate sur la facture du séjour. Klarvi demande confirmation si des plats sont encore en cuisine.
• Demi-pension : on coche ce que la formule du client comprend déjà, porté à 0 sur la note avec la mention « compris dans la formule ».
• Séparer l’addition : l’addition d’une table se partage article par article.
• Réservations de table : carnet du jour, installer à une table, absent, annuler. La précision d’une réservation (une allergie, par exemple) s’affiche sur la table et suit la commande jusqu’au bon de cuisine.
• Allergènes : les 14 allergènes réglementaires (et les traces) se saisissent par article ; ils apparaissent en pastilles en salle et en cuisine, et la carte des allergènes s’imprime pour l’information écrite des clients.
• Pourboires : un registre à part, hors du ticket certifié, hors chiffre d’affaires et hors TVA, avec un reversement intégral au personnel et un état de répartition conservé.
• Repas de groupe et traiteur : le devis d’un traiteur, d’un repas de groupe ou d’une privatisation reprend depuis son dossier le nombre de couverts, la date, l’heure et le lieu.

La taxe de séjour#

• Sur la note, hors TVA : la taxe de séjour figure sur la facture comme une somme perçue pour le compte de la collectivité. Elle reste hors du chiffre d’affaires et se comptabilise à part (compte 4471) jusqu’à son reversement.
• Plateformes : quand la plateforme de réservation encaisse le séjour, c’est elle qui collecte la taxe.
• Déclaration mensuelle : la taxe due se lit mois par mois, mineurs exonérés et séjours des plateformes à part.

La réception au quotidien#

• Main courante du jour : occupation, arrivées, départs, absents, recettes du jour par nature, taxe due, prix moyen par chambre louée (ADR) et revenu par chambre disponible (RevPAR). Elle se consulte, elle ne clôt rien.
• Fiches de police : remplies à la réception et tenues en registre, effacées au bout de six mois.
• Réglages de l’hôtel : par établissement, la taxe de séjour, les formules, les heures, et désormais les chambres et le prix de leur nuit.
• Menu : pour un hôtel-restaurant, la Réception passe devant la Salle.

Les calendriers de Booking, Airbnb et des autres plateformes#

• Une liaison par chambre et par plateforme, dans les deux sens : Klarvi fournit une adresse de calendrier à copier chez la plateforme, et lit celle que la plateforme vous donne.
• Ce qui part : uniquement des nuits « Indisponible », sans aucune donnée de vos clients, et jamais à une plateforme les nuits qu’elle a elle-même vendues. L’adresse est secrète et se renouvelle d’un clic.
• Ce qui arrive : les nuits prises ailleurs sont relues toutes les quinze minutes, ou à la demande avec « Importer maintenant ». La réception ne peut plus les vendre, et le planning les hachure.
• Conflits : un séjour qui tombe sur une nuit vendue ailleurs est cerclé de rouge au planning, et le conflit est listé dans les réglages.