La photo
Depuis le téléphone, au moment où le ticket est encore dans la main. L'image devient le justificatif conservé.
Fonctionnalité
Dépenses, notes de frais et lecture des justificatifs
Par KlarviPublié le 14 août 2026Mis à jour le 4 septembre 20263 min de lecture
Photographiez un reçu : la lecture automatique en extrait le montant, la date et le fournisseur, et classe la dépense avec sa pièce.
Photographiez un ticket ou une facture fournisseur : la lecture automatique en extrait le montant, la date et le fournisseur, puis crée la dépense avec son justificatif attaché. Les notes de frais des salariés suivent le même chemin, avec validation puis remboursement.
De la photo à l'écriture
La dépense professionnelle a un défaut : elle se fait debout, dans une station-service ou à la caisse d'un fournisseur, et sa pièce justificative tient dans une poche. Elle sera saisie le soir, ou le week-end, ou jamais. Le tiers de ce qui n'est pas saisi le jour même ne l'est plus.
Le seul remède qui tienne est de faire la saisie au moment du paiement, en une photo. Tout le reste — le classement, le rattachement au bon fournisseur, la TVA récupérable — doit se déduire de cette photo.
La lecture automatique
L'OCR extrait le montant total, la date et le fournisseur, et propose la catégorie de charge la plus probable.
La vérification
Vous corrigez ce qui doit l'être. La correction sert de repère pour les documents suivants du même fournisseur.
Le rattachement
La dépense rejoint la trésorerie, les charges de l'exercice et, s'il y a lieu, la TVA récupérable.
Trois natures de sortie, trois circuits
| Ce que c'est | Ce que ça déclenche | |
|---|---|---|
| Dépense | Un achat payé par l'entreprise | Charge, TVA récupérable, sortie de trésorerie |
| Charge fixe | Un abonnement, un loyer, une assurance | Écriture récurrente et prévision automatique |
| Note de frais | Une avance faite par un salarié | Validation, puis remboursement à la personne |
La note de frais mérite d'être distinguée des deux autres, parce qu'elle engage quelqu'un. Le salarié saisit et photographie depuis son propre espace, un responsable valide, et le remboursement devient une dépense de l'entreprise. Personne n'a besoin d'un tableur partagé, et le salarié voit où en est sa demande.
Ce qu'une dépense doit porter pour être exploitable
- Son justificatif, image ou PDF, conservé avec elle et non dans un dossier à part
- Son fournisseur, pour retrouver l'historique et comparer d'une année sur l'autre
- Sa catégorie de charge, qui décide de sa place dans le résultat
- Sa TVA, quand elle est récupérable — et la mention de ce qui ne l'est pas
- Son rattachement, quand la dépense concerne un chantier, une mission ou un véhicule
Le dernier point est celui qu'on néglige le plus, et c'est celui qui change la lecture. Une dépense rattachée à un chantier entre dans la marge de ce chantier ; la même dépense rangée dans « achats » disparaît dans une masse où plus personne ne la retrouve. La différence de saisie est d'un champ ; la différence d'information est totale.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Elle s'en sort dans la plupart des cas, et propose ce qu'elle a lu plutôt que d'imposer un résultat. Ce qui compte davantage, c'est que l'image soit conservée : c'est elle qui fait foi, la donnée extraite n'est qu'un raccourci de saisie.
La copie numérique d'une pièce justificative est admise lorsqu'elle est fidèle et conservée dans des conditions garantissant son intégrité, ce que Klarvi assure. La règle exacte dépend de votre situation ; en cas de doute sur un dossier sensible, demandez à votre expert-comptable.
Non, et c'est délibéré : une note de frais est une avance faite par une personne, elle appelle une validation et un remboursement. Elle a donc son circuit, et elle ne rejoint vos dépenses qu'une fois remboursée.
Loyer, assurance, abonnements : elles se déclarent une fois comme charges fixes et alimentent d'elles-mêmes la prévision de trésorerie. C'est ce qui évite de découvrir un point bas causé par des sorties parfaitement connues d'avance.
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