Lundi — les livraisons
Les factures fournisseurs de la semaine passée sont photographiées et classées, avec leur TVA récupérable.
Par métier
Par KlarviPublié le 14 août 2026Vérifié le 13 septembre 20266 min de lecture
TVA multi-taux, dépenses fournisseurs lues automatiquement, planning et paie d'une équipe tournante, et marge suivie au jour le jour.
Klarvi tient l'administratif d'un établissement : factures fournisseurs photographiées et lues automatiquement, TVA multi-taux, planning et pointage d'une équipe tournante, congés, bulletins de paie et virements, avec la trésorerie et les échéances fiscales à jour au lieu d'être découvertes.
Ce que fait la caisse de Klarvi, et ce qu'elle ne fait pas
Klarvi comporte une application Caisse : écran de vente tactile, plusieurs taux de TVA sur un même ticket, espèces avec rendu de monnaie, carte, chèque et titre-restaurant, tickets numérotés et scellés, clôtures journalière, mensuelle et annuelle. Elle ne gère ni les tables ni l'envoi en cuisine, ne pilote pas le terminal de paiement, et demande une connexion : sans réseau, une vente ne s'enregistre pas. Elle convient à la vente au comptoir et à emporter ; un service à table demande un outil dédié.
Un service commence bien avant l'ouverture et finit bien après la fermeture. Entre les deux, il y a une livraison à contrôler, un fournisseur à régler, un extra à déclarer, une commande à passer pour le lendemain. L'administratif se fait donc en miettes, entre deux tâches, presque toujours debout.
C'est ce qui rend inutile un logiciel pensé pour un bureau : personne ne va s'asseoir devant un écran pour saisir une facture de primeur. En revanche, tout le monde a un téléphone dans la poche au moment où le livreur tend son bon.
Deux chiffres décident du résultat d'un établissement, et ils se calculent tous les deux à partir de pièces qui traînent : le coût matière, qui vient des factures fournisseurs, et la masse salariale, qui vient des heures réellement faites. Tant que ces pièces s'accumulent dans un classeur pour être traitées en fin de trimestre, les deux chiffres arrivent trop tard pour servir à quoi que ce soit. Saisis au fil de l'eau, ils deviennent un tableau de bord.
À vérifier auprès d'un professionnel
Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.
Les factures fournisseurs de la semaine passée sont photographiées et classées, avec leur TVA récupérable.
La semaine type se reconduit, les remplacements se saisissent, et les compteurs de congés suivent.
Ce qui doit être payé avant la fin du mois, et le point bas à venir une fois les charges sociales passées.
Les heures supplémentaires pointées passent au bulletin, les virements se préparent, et la masse salariale entre dans les charges.
Une dernière contrainte structure le métier plus que toutes les autres : les horaires. Les coupures, les services du soir, les week-ends travaillés et les jours fériés produisent une paie faite de majorations et de repos compensateurs, sur une équipe qui change souvent. C'est le poste le plus lourd de l'établissement, le plus mouvant, et celui où une erreur se répète mois après mois sans que personne ne la remarque.
Sans cumul mensuel des achats, une hausse de tarif fournisseur passe inaperçue pendant un trimestre entier.
Un renfort appelé la veille et régularisé le mois suivant est à la fois un risque social et un coût qu'on découvre trop tard.
Ce qui est jeté n'apparaît sur aucune facture de vente, mais figure bien sur une facture d'achat.
Deux personnes, deux appels au même fournisseur : la livraison double arrive un vendredi, et le surplus finit à la poubelle.
Questions fréquentes
Oui, au comptoir : l'application Caisse enregistre chaque vente sur un ticket numéroté et scellé, avec plusieurs taux de TVA sur un même ticket, et clôt d'elle-même chaque journée, chaque mois et chaque exercice. Elle ne gère ni les tables ni l'envoi en cuisine. L'attestation individuelle de l'éditeur, que l'administration peut demander pour un système de caisse, se délivre depuis l'application.
Le taux se porte sur la ligne, pas sur le document : une même pièce peut mélanger plusieurs taux, et la ventilation se retrouve dans l'estimation de TVA comme dans les registres.
Le dossier salarié, le planning, le pointage et le bulletin fonctionnent quelle que soit la durée du contrat. Ce qui change pour un contrat court, ce sont les mentions et les formalités : elles relèvent de votre gestionnaire de paie ou de votre cabinet.
Le fichier est produit, le dépôt ne l'est pas. Klarvi écrit la déclaration mensuelle — identité, contrat, rémunération, prélèvement à la source, bases assujetties, cotisations et bordereau Urssaf — et vous la remet ; la transmettre sur net-entreprises.fr reste à votre charge ou à celle de votre cabinet. Les signalements d'arrêt de travail, de reprise, de fin de contrat et la déclaration préalable à l'embauche sont produits de la même façon.
Vous suivez les achats, les charges et les encaissements en continu, ce qui donne la marge brute réelle sans attendre la fin de l'exercice. Le détail par recette relève d'une gestion de production que Klarvi ne prétend pas couvrir.
Chaque facture fournisseur photographiée devient une dépense catégorisée. Le cumul par mois et par fournisseur se lit alors sans ressaisie, et se compare aux encaissements de la même période. C'est le rapport que la plupart des établissements ne voient qu'au bilan.
Ils entrent dans le planning et le pointage comme les autres, avec leurs heures et leurs bulletins. La déclaration sociale nominative et la déclaration préalable à l'embauche sont écrites par Klarvi ; leur dépôt sur net-entreprises reste à votre charge ou à celle de votre cabinet. Un contrat de travail temporaire est exclu par l'Urssaf de la déclaration préalable par DSN.
Le planning porte les créneaux réellement travaillés, coupures comprises, et le pointage donne les heures faites. La paie applique le régime légal : les majorations propres à votre convention collective ne se paramètrent pas encore, et se font valider par votre cabinet.
Oui : chaque établissement a ses achats, son équipe et sa trésorerie, et la vue consolidée additionne les trois. C'est le montage habituel dès qu'un second point de vente ouvre, et il évite de tenir deux outils qui ne se parlent pas.
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