Lundi — les livraisons
Les factures fournisseurs de la semaine passée sont photographiées et classées, avec leur TVA récupérable.
Par métier
Restauration, cafés et hôtellerie-restauration
Par KlarviPublié le 14 août 2026Vérifié le 4 septembre 20266 min de lecture
TVA multi-taux, dépenses fournisseurs lues automatiquement, planning et paie d'une équipe tournante, et marge suivie au jour le jour.
Klarvi tient l'administratif d'un établissement : factures fournisseurs photographiées et lues automatiquement, TVA multi-taux, planning et pointage d'une équipe tournante, congés, bulletins de paie et virements, avec la trésorerie et les échéances fiscales à jour au lieu d'être découvertes.
Les points qui coûtent, dans ce métier
Ce que Klarvi ne fait pas encore
L'encaissement au comptoir relève d'un système de caisse répondant aux exigences de l'administration fiscale. Le module de caisse de Klarvi figure au catalogue comme EN PRÉPARATION : il n'est pas activable aujourd'hui, et cette page ne prétend pas le contraire. Klarvi couvre l'administratif de l'établissement — achats, équipe, trésorerie, obligations — à côté de votre caisse actuelle.
Un service commence bien avant l'ouverture et finit bien après la fermeture. Entre les deux, il y a une livraison à contrôler, un fournisseur à régler, un extra à déclarer, une commande à passer pour le lendemain. L'administratif se fait donc en miettes, entre deux tâches, presque toujours debout.
C'est ce qui rend inutile un logiciel pensé pour un bureau : personne ne va s'asseoir devant un écran pour saisir une facture de primeur. En revanche, tout le monde a un téléphone dans la poche au moment où le livreur tend son bon.
Deux chiffres décident du résultat d'un établissement, et ils se calculent tous les deux à partir de pièces qui traînent : le coût matière, qui vient des factures fournisseurs, et la masse salariale, qui vient des heures réellement faites. Tant que ces pièces s'accumulent dans un classeur pour être traitées en fin de trimestre, les deux chiffres arrivent trop tard pour servir à quoi que ce soit. Saisis au fil de l'eau, ils deviennent un tableau de bord.
Ce que la réglementation impose à un établissement
- L'affichage des prix, à l'intérieur comme à l'extérieur
- La ventilation de la TVA selon la nature et le mode de consommation
- La traçabilité des denrées et le plan de maîtrise sanitaire
- La licence correspondant aux boissons servies
- Un système d'encaissement conforme aux exigences fiscales
- Les documents obligatoires liés à l'emploi : contrats, registre du personnel, décompte des heures
Sources
À vérifier auprès d'un professionnel
Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.
- 1.Réglementation dans un bar ou un restaurant — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 2.Taux de TVA sur les produits alimentaires et les boissons — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 3.Règles d'hygiène dans la restauration et les commerces alimentaires — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 4.Affichage des prix : règles à respecter — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
Une semaine type, côté gestion
Mercredi — le planning
La semaine type se reconduit, les remplacements se saisissent, et les compteurs de congés suivent.
Vendredi — la trésorerie
Ce qui doit être payé avant la fin du mois, et le point bas à venir une fois les charges sociales passées.
Fin de mois — la paie
Les heures pointées donnent les bulletins, les virements se préparent, et la masse salariale entre dans les charges.
Une dernière contrainte structure le métier plus que toutes les autres : les horaires. Les coupures, les services du soir, les week-ends travaillés et les jours fériés produisent une paie faite de majorations et de repos compensateurs, sur une équipe qui change souvent. C'est le poste le plus lourd de l'établissement, le plus mouvant, et celui où une erreur se répète mois après mois sans que personne ne la remarque.
Quatre points de marge qui se perdent
Le coût matière non suivi
Sans cumul mensuel des achats, une hausse de tarif fournisseur passe inaperçue pendant un trimestre entier.
Les extras déclarés en retard
Un renfort appelé la veille et régularisé le mois suivant est à la fois un risque social et un coût qu'on découvre trop tard.
Les invendus
Ce qui est jeté n'apparaît sur aucune facture de vente, mais figure bien sur une facture d'achat.
La commande passée deux fois
Deux personnes, deux appels au même fournisseur : la livraison double arrive un vendredi, et le surplus finit à la poubelle.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Non, pas aujourd'hui. Le module de caisse est au catalogue sous la mention « en préparation », et aucune date n'est promise. Klarvi prend en charge tout ce qui vient autour : achats, fournisseurs, équipe, trésorerie, obligations fiscales et sociales.
Le taux se porte sur la ligne, pas sur le document : une même pièce peut mélanger plusieurs taux, et la ventilation se retrouve dans l'estimation de TVA comme dans les registres.
Le dossier salarié, le planning, le pointage et le bulletin fonctionnent quelle que soit la durée du contrat. Ce qui change pour un contrat court, ce sont les mentions et les formalités : elles relèvent de votre gestionnaire de paie ou de votre cabinet.
Le fichier est produit, le dépôt ne l'est pas. Klarvi écrit la déclaration mensuelle — identité, contrat, rémunération, prélèvement à la source, bases assujetties, cotisations et bordereau Urssaf — et vous la remet ; la transmettre sur net-entreprises.fr reste à votre charge ou à celle de votre cabinet. Les signalements d'événement ne sont pas produits.
Vous suivez les achats, les charges et les encaissements en continu, ce qui donne la marge brute réelle sans attendre la fin de l'exercice. Le détail par recette relève d'une gestion de production que Klarvi ne prétend pas couvrir.
Chaque facture fournisseur photographiée devient une dépense catégorisée. Le cumul par mois et par fournisseur se lit alors sans ressaisie, et se compare aux encaissements de la même période. C'est le rapport que la plupart des établissements ne voient qu'au bilan.
Ils entrent dans le planning et le pointage comme les autres, avec leurs heures et leurs bulletins. La déclaration sociale nominative et la déclaration préalable à l'embauche sont écrites par Klarvi, et déposées par lui si vous lui confiez un compte net-entreprises — sauf pour un contrat de travail temporaire, que l'Urssaf exclut de la déclaration préalable par DSN.
Le planning porte les créneaux réellement travaillés, coupures comprises, et le pointage donne les heures faites. Les règles de majoration applicables restent celles de votre convention collective, que vous paramétrez : Klarvi les applique, il ne les invente pas.
Oui : chaque établissement a ses achats, son équipe et sa trésorerie, et la vue consolidée additionne les trois. C'est le montage habituel dès qu'un second point de vente ouvre, et il évite de tenir deux outils qui ne se parlent pas.
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