La réservation
Arrhes ou acompte encaissés par lien de paiement, avec la nature du versement écrite noir sur blanc.
Par métier
Hôtellerie et hébergement
Par KlarviPublié le 14 août 2026Vérifié le 4 septembre 20266 min de lecture
Factures de séjour, arrhes et acomptes, encaissement en ligne, taxe de séjour à reverser, personnel et trésorerie dans un seul outil.
Klarvi gère l'administratif d'un hébergement : factures de séjour avec arrhes ou acomptes, encaissement par carte en ligne, relances, taxe de séjour collectée et à reverser, personnel avec planning et paie, et une trésorerie qui tient compte de la saisonnalité.
Trois flux, trois natures
L'hôtellerie a une particularité comptable que peu d'outils traitent correctement : l'argent arrive avant la prestation. Des arrhes à la réservation, un acompte à la confirmation, le solde au départ. Chacun de ces flux a un statut différent, et les confondre revient à considérer comme acquis un montant qui peut encore être remboursé.
S'y ajoute une collecte qui n'est pas un produit : la taxe de séjour est encaissée pour le compte de la collectivité, puis reversée. Elle traverse votre compte sans jamais vous appartenir, et elle doit pouvoir être isolée à tout moment.
Un troisième chiffre gouverne l'exploitation, et il n'est pas le taux d'occupation : c'est le revenu par chambre disponible. Un établissement plein à bas prix et un établissement à moitié vide à plein tarif peuvent produire le même chiffre d'affaires, avec des coûts d'exploitation très différents — ménage, petits-déjeuners, blanchisserie. Rapprocher les encaissements du nombre de nuitées vendues est donc plus instructif que de regarder le remplissage.
| Ce que c'est | Ce que ça implique | |
|---|---|---|
| Arrhes | Une somme versée à la réservation | Le client peut renoncer ; la somme reste acquise ou se rembourse au double selon le cas |
| Acompte | Un engagement ferme des deux parties | La réservation ne se dénoue plus librement |
| Taxe de séjour | Une collecte pour la collectivité | Ni un produit ni une charge : un montant à isoler et à reverser |
Sources
Sur les arrhes et les acomptes
Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.
- 1.Taux de TVA dans le secteur de l'hébergement et de l'hôtellerie — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 2.Affichage des prix : règles à respecter — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 3.Règles de sécurité incendie d'un établissement recevant du public — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 4.Accessibilité d'un établissement recevant du public — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
Un séjour, de la réservation au départ
La confirmation
Le dossier porte les dates, le tarif convenu et ce qui a déjà été versé. Une annulation trouve sa règle écrite.
L'arrivée
Les prestations du séjour s'ajoutent au dossier au fil des jours, chacune avec son taux de TVA.
Le départ
La facture de séjour reprend le versement initial, isole la taxe de séjour et solde le reste dû.
Le reversement
La taxe collectée se retrouve à part, prête à être reversée : elle n'a jamais été comptée comme un produit.
Ce dont un hébergement a besoin au quotidien
Klarvi n'est pas un moteur de réservation et ne prétend pas l'être : il ne gère ni le plan des chambres, ni les canaux de distribution, ni le revenue management. Il prend le relais là où ces outils s'arrêtent — la facture, l'encaissement, la trésorerie, l'équipe et les obligations — et c'est précisément la partie qu'un logiciel de réservation traite le plus mal.
Ce qu'un hébergement doit pouvoir sortir à tout moment
- Une facture de séjour détaillée, avec la ventilation des taux de TVA
- Le montant de taxe de séjour collecté sur une période, isolable du chiffre d'affaires
- L'état des arrhes et acomptes encaissés mais non encore acquis
- Le décompte des heures de son personnel, en particulier pour les horaires décalés
Le point commun de ces quatre demandes : elles arrivent toujours au mauvais moment — un contrôle, une déclaration, un litige avec un client parti fâché. Les tenir à jour au fil de l'eau coûte quelques secondes par séjour ; les reconstituer après coup coûte une journée, et le résultat est discutable.
Une dernière charge mérite d'être suivie de près, parce qu'elle est presque entièrement variable : le linge et la remise en état des chambres. Externalisée, elle se facture au kilo ou à la pièce et suit le remplissage ; internalisée, elle se paie en heures. Dans les deux cas, elle se rattache aux nuitées vendues, et c'est ce rapprochement qui dit si le prix moyen pratiqué couvre réellement le coût d'une chambre occupée.
Quatre pertes d'exploitation
L'annulation tardive non facturée
Une chambre libérée la veille ne se revend pas. La facturer suppose des conditions écrites et acceptées à la réservation.
L'extra non porté au dossier
Un minibar, un parking, un petit-déjeuner ajouté oralement et jamais saisi : le séjour se solde en dessous de sa valeur.
La commission du canal de vente
Elle se prélève sur chaque réservation et se traite comme une charge. Non suivie, elle fausse le prix moyen que vous croyez pratiquer.
Le ménage sous-dimensionné
Un temps de remise en état estimé une fois pour toutes finit par ne plus correspondre au taux d'occupation réel.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Non. Le plan des chambres, la disponibilité et la distribution sur les canaux de vente relèvent d'un outil dédié. Klarvi prend la suite : la facture de séjour, l'encaissement, la comptabilité, la trésorerie et l'équipe.
Elle figure sur la facture comme une ligne distincte, avec son propre traitement : ce n'est pas un produit de l'établissement, et elle doit rester isolable pour être reversée à la collectivité.
Oui, par un lien de paiement envoyé au client. Le montant se déduit ensuite du solde, et l'encaissement se rapproche automatiquement de la pièce.
Plusieurs sites vivent dans une même entreprise sans surcoût, et plusieurs sociétés dans une même organisation dès les offres multi-entreprises — chacune avec son SIREN et sa comptabilité.
Elles se saisissent comme des charges rattachées à la période concernée, ce qui permet de comparer le prix affiché au prix réellement encaissé. Klarvi ne se connecte pas aux canaux de distribution : c'est votre outil de réservation qui les gère.
Si vos conditions de réservation le prévoient et qu'elles ont été acceptées, oui : la facture s'appuie sur elles, et la nature du versement initial — arrhes ou acompte — détermine ce qui reste acquis. C'est exactement le point où la distinction cesse d'être théorique.
Les dépenses se catégorisent et se lisent par période, ce qui permet de les rapprocher du nombre de nuitées de la même période. Klarvi ne calcule pas d'indicateur hôtelier normalisé : il vous donne les deux chiffres, dans le même outil, ce qui suffit pour le rapport qui compte.
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