Lexique
Note de frais
Publié le 4 septembre 20261 min de lecture
Une note de frais est la demande de remboursement des dépenses engagées par un collaborateur pour le compte de l'entreprise, appuyée sur des justificatifs.
Une note de frais est le document par lequel un dirigeant ou un salarié demande le remboursement de dépenses qu'il a engagées personnellement pour l'entreprise : déplacement, repas, hébergement, achat. Elle doit s'appuyer sur des justificatifs et porter des dépenses professionnelles réelles.
Le remboursement n'est pas un élément de rémunération, à condition que la dépense soit justifiée, professionnelle et engagée dans l'intérêt de l'entreprise. À défaut, il peut être requalifié, avec des conséquences sociales et fiscales : c'est le justificatif, et lui seul, qui fait la différence entre un remboursement et un complément de salaire déguisé.
Certaines dépenses obéissent à des barèmes plutôt qu'à des frais réels, notamment l'usage d'un véhicule personnel. Le choix entre barème et frais réels ne se fait pas dépense par dépense : il s'applique de façon cohérente, et le mélange des deux méthodes est précisément ce qui attire l'attention.
Un exemple
Un commercial avance un billet de train et un repas. Il joint les deux justificatifs, la note est validée, le remboursement part avec la paie du mois. La dépense est en charge, la taxe récupérable là où elle l'est, et rien n'entre dans son revenu imposable.
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Questions fréquentes
Questions fréquentes
Oui, sauf pour les dépenses couvertes par un barème forfaitaire. Sans pièce, la dépense n'est ni déductible ni récupérable au titre de la taxe, et le remboursement peut être requalifié en complément de rémunération.
Oui, dans les mêmes conditions qu'un salarié : dépense professionnelle, engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justifiée. La qualité de dirigeant n'assouplit rien — elle attire plutôt l'attention sur la nature des dépenses.
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