Modèle
Modèle de note de frais
Publié le 4 septembre 20263 min de lecture
Une note de frais avec justificatifs numérotés, TVA récupérable et indemnités kilométriques, à remplir en tableur ou en Word.
Une note de frais liste, ligne par ligne, la date, la nature, le motif professionnel, le montant TTC, la TVA récupérable et le numéro du justificatif joint. Les indemnités kilométriques y figurent séparément, avec le trajet et le motif. Elle est signée par le salarié et validée par un responsable avant remboursement.
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Gratuit, sans inscription et sans adresse électronique à donner.
La colonne la plus souvent négligée est celle du MOTIF PROFESSIONNEL. « Repas 24 € » ne justifie rien ; « repas client — société Dupont, négociation contrat » justifie tout. C'est cette colonne qui distingue une dépense professionnelle d'une dépense personnelle remboursée, et c'est la première que regarde un contrôle. Elle prend dix secondes à remplir sur le moment, et devient impossible à reconstituer trois mois plus tard.
La deuxième est celle de la TVA. Toutes les dépenses ne l'ouvrent pas à récupération, et certaines ne l'ouvrent que partiellement : le carburant selon le type de véhicule, la restauration sous conditions, l'hébergement rarement pour le dirigeant lui-même. Séparer la TVA sur la note, ligne par ligne, évite de la récupérer là où on ne le peut pas — ce qui se corrige mal.
Enfin, les indemnités kilométriques. Elles se calculent selon un barème publié chaque année par l'administration, qui dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue. Elles remplacent les frais réels du véhicule : on ne cumule pas le barème kilométrique et les factures de carburant du même trajet.
Ce que porte le modèle
Ce que ce modèle n'est pas
Ce modèle est un point de départ à adapter à votre situation, et non un document opposable ou un conseil juridique. Le barème kilométrique et les règles de récupération de la TVA varient selon l'année, le véhicule et la nature de la dépense : vérifiez le barème en vigueur avant de calculer. Vérifiez les mentions applicables à votre activité avant de l'utiliser.
- Le nom, la fonction et l'entreprise du demandeur
- La période concernée et la date d'établissement
- Par ligne : date, nature, motif professionnel, montant TTC, TVA, numéro de justificatif
- Un bloc distinct pour les indemnités kilométriques : trajet, motif, kilomètres, barème
- Les totaux : dépenses, indemnités, et total à rembourser
- La signature du salarié et celle du responsable qui valide
- La date de remboursement
Sources
- 1.Déduction de la TVA sur les achats professionnels — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 2.Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Oui : sans justificatif, la dépense n'est ni déductible ni récupérable en TVA. Numérotez-les et reportez le numéro sur la ligne correspondante, sinon la correspondance se perd dès la deuxième note.
Non. Le barème kilométrique couvre forfaitairement l'usage du véhicule, carburant compris. Cumuler les deux revient à se faire rembourser deux fois le même trajet.
Non, et c'est un point technique : elle dépend de la nature de la dépense, du type de véhicule et parfois de la qualité du bénéficiaire. Séparer la TVA ligne par ligne permet de ne récupérer que ce qui peut l'être.
Avec les pièces comptables qu'elle justifie, selon les durées applicables — dix ans pour les pièces justificatives comptables. Le justificatif original suit la note.
Oui, selon les mêmes principes : dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justificatif à l'appui, motif professionnel identifiable. La vigilance porte sur la frontière entre dépense professionnelle et dépense personnelle, que rien ne trace mieux que la colonne « motif ».
La copie électronique d'un justificatif papier est admise sous conditions de fidélité et de durabilité de la numérisation. Ces conditions sont précises : mieux vaut les vérifier avec son comptable avant de jeter quoi que ce soit.
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