Distinguer les familles de documents
Comptable, fiscal, commercial, social. La durée dépend de la famille, et l'appliquer uniformément conduit soit à jeter trop tôt, soit à garder tout indéfiniment.
Guide réglementaire
Combien de temps conserver ses documents d'entreprise
Publié le 4 septembre 20264 min de lecture
Pièces comptables, documents fiscaux, contrats : les durées à respecter, et ce que « conserver » veut dire quand le document est né électronique.
Les livres, registres et pièces justificatives comptables se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Les documents fiscaux se conservent six ans, les contrats commerciaux cinq ans, et les documents relatifs au personnel suivent des durées propres. Un document né électronique se conserve sous forme électronique, lisible et intègre, pendant toute la durée applicable.
Les durées les plus courantes
| Nature du document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables, pièces justificatives | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Factures émises et reçues | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux : déclarations, avis, justificatifs | 6 ans | Dernière opération ou date du document |
| Contrats commerciaux, correspondance commerciale | 5 ans | Fin du contrat ou de la relation |
| Documents relatifs au personnel | Durées propres selon la pièce | Départ du salarié ou date d'établissement |
Le mot conservation induit en erreur parce qu'il évoque un carton. Ce qui est exigé est plus fort : le document doit rester lisible et intègre pendant toute la durée, c'est-à-dire consultable et non altéré. Un fichier au format d'un logiciel disparu ne satisfait pas cette exigence, même s'il est physiquement présent quelque part sur un disque.
C'est ce qui rend la question urgente à l'heure de la facture électronique. Une facture Factur-X est un fichier ; sa conservation pendant dix ans suppose un endroit où ce fichier reste accessible, avec la preuve qu'il n'a pas été modifié. Cet endroit ne peut pas être un abonnement logiciel qui se ferme quand on cesse de payer : l'obligation vous incombe, elle n'incombe pas à votre éditeur.
La conséquence pratique est simple et souvent négligée au moment de changer d'outil. Avant de résilier, il faut avoir récupéré les pièces dans leur format d'origine, et les avoir rangées ailleurs. Un accès en lecture accordé quelques mois après la résiliation est une commodité, pas une solution : c'est à vous de détenir vos archives.
Ce qu'il faut faire
Conserver n'est pas garder pour toujours
La durée de conservation n'est pas la durée pendant laquelle vous pouvez être contrôlé, et ces deux notions se confondent souvent. Conserver au-delà de la durée exigée n'est pas interdit, mais garder indéfiniment des données personnelles pose une question différente, de protection des données cette fois : ce qui est utile fiscalement ne l'est pas toujours au regard du RGPD.
Vérifier où vivent réellement les originaux
Dans un logiciel, dans une boîte de courriels, chez un expert-comptable ? Les factures fournisseurs reçues par courriel sont les pièces qu'on retrouve le moins bien.
Sortir les archives avant de changer d'outil
Factures en PDF ou dans leur format structuré, écritures au format FEC, justificatifs joints. Avant la résiliation, jamais après.
Prévoir la relecture, pas seulement le stockage
Un format propriétaire vous rend dépendant d'un logiciel pour relire vos propres pièces dans huit ans. Les formats normalisés sont là pour ça.
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Sources
Ce que cette page n'est pas
Cette page décrit la réglementation applicable à la date de vérification indiquée en tête de l'article. Elle ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique personnalisé. Elle ne recense pas l'ensemble des durées applicables aux documents sociaux et aux registres obligatoires, qui varient selon la nature de la pièce et l'effectif de l'entreprise. Les sources officielles citées ci-dessus font foi ; prochaine revue prévue en mars 2027.
- 1.Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 2.Les comptabilités informatisées — impots.gouv.fr — consulté le 4 septembre 2026
- 3.Tout savoir sur la facturation — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, pour les factures émises comme pour celles que vous recevez. Ce sont les secondes que l'on retrouve le moins bien, parce qu'elles ont vécu dans une boîte de courriels plutôt que dans un dossier.
La copie électronique d'un document papier est admise sous conditions de fidélité et de durabilité de la numérisation. Ces conditions sont précises : la fiche officielle citée en source et votre expert-comptable sont les bons interlocuteurs avant de détruire quoi que ce soit.
L'obligation de conservation reste la vôtre. Récupérez vos pièces dans leur format d'origine et vos écritures au format FEC avant de résilier : un accès en lecture consenti quelques mois n'est pas un archivage.
Elle se conserve sous la forme dans laquelle elle a été émise, lisible et intègre pendant toute la durée. Réimprimer un fichier structuré en PDF pour l'archiver revient à conserver la photocopie et à jeter l'original.
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