La GED est l'organisation des documents d'une entreprise sous forme électronique : classement, recherche, versions, droits d'accès et conservation.
La gestion électronique de documents, ou GED, désigne l'ensemble des moyens par lesquels une entreprise classe, retrouve, protège et conserve ses documents sous forme électronique. Elle couvre le classement, la recherche dans le contenu, la gestion des versions, les droits d'accès et les durées de conservation.
Ce qui la distingue d'un simple dossier partagé, c'est la recherche et le rattachement. Retrouver un document par un mot qu'il contient, et non par son nom de fichier, change la nature de l'archivage ; rattacher une attestation à un chantier ou un contrat à un client rend le document accessible depuis le dossier plutôt que depuis une arborescence.
La gestion des versions est le second apport. Un document remplacé écrase l'ancien dans un dossier partagé ; dans une gestion documentaire, l'ancienne version reste consultable. C'est ce qui permet de savoir laquelle des trois versions d'un contrat a été signée, question que l'on se pose toujours trop tard.
Un exemple
Vous cherchez une attestation d'assurance sans vous rappeler ni son nom de fichier ni l'année. Une recherche sur le nom de l'assureur, dans le contenu des documents, la retrouve en deux secondes — y compris s'il s'agit d'un scan.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Pas nécessairement : conserver un document et l'archiver au sens fiscal ne sont pas la même exigence, la seconde portant aussi sur l'intégrité et la durée. Le guide sur la conservation précise ce qui est attendu selon la nature des pièces.
Non, et ce n'est pas l'objectif. La question utile est : ce document devra-t-il être retrouvé, et par qui ? Ce qui ne sera jamais recherché n'a pas besoin d'être classé, seulement conservé le temps voulu.
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