Le contenu, pas seulement le nom
La recherche lit l'intérieur des PDF et des documents scannés : on retrouve un contrat par une clause, pas par le nom qu'on lui avait donné.
Fonctionnalité
Documents, GED et coffre-fort chiffré
Publié le 27 août 2026Mis à jour le 4 septembre 20263 min de lecture
Explorateur de dossiers, recherche dans le contenu des PDF et des scans, versions conservées, échéances surveillées et coffre-fort chiffré.
Klarvi héberge le système documentaire de l'entreprise : explorateur de dossiers et vue liste, recherche dans le contenu des PDF et des scans, versions conservées, échéances surveillées, droits par membre et par rôle, partage public par lien protégé par un code, et coffre-fort chiffré pour les identifiants sensibles.
Ce que la recherche trouve
Un document d'entreprise a deux vies. La première est classée : le contrat de bail, l'attestation d'assurance décennale, le procès-verbal d'assemblée. On les cherche rarement, mais quand on les cherche, c'est urgent. La seconde est attachée : le plan reçu par un client, la photo d'un chantier, le devis d'un fournisseur. Ceux-là appartiennent à un dossier, pas à une arborescence.
Un outil qui ne sert qu'une des deux vies échoue à l'usage. D'où l'explorateur pour la première, et le rattachement aux clients, contrats et interventions pour la seconde.
Les versions
Chaque remplacement conserve la version précédente. On sait ce qui a été envoyé, et quand.
Les échéances
Une attestation qui expire, un bail qui arrive à terme : la date se surveille au lieu d'être découverte.
Les droits
Par membre et par rôle. Un dossier de direction n'apparaît pas dans la recherche d'un salarié qui n'y a pas accès.
Le coffre-fort est un objet à part, et il ne faut pas le confondre avec la GED. Il ne conserve pas des documents mais des SECRETS : identifiants d'accès, codes, clés d'API. Ils sont chiffrés, partagés avec les seules personnes désignées, et n'apparaissent nulle part ailleurs — ni dans une recherche, ni dans un export, ni dans une note.
Ce qu'une entreprise y range réellement
Les pièces qui prouvent
Attestation d'assurance, Kbis, statuts, bail, procès-verbaux. On les cherche rarement, et toujours dans l'urgence.
Les pièces qui engagent
Contrats signés, avenants, conditions générales acceptées, bons de commande. Chacune rattachée au client ou au fournisseur concerné.
Les pièces qui datent un fait
Photos de chantier, constats, rapports d'intervention, bons de livraison. Elles valent surtout par leur date et leur contexte.
Les pièces qui expirent
Certificats, habilitations, contrôles périodiques. Leur date de fin est surveillée, et c'est la seule chose qui compte à leur sujet.
Un dossier partagé traite ces quatre familles de la même façon, et c'est pour cela qu'il finit par ne plus servir. Un document rattaché à un client se retrouve depuis sa fiche ; un document daté se retrouve par sa période ; un document qui expire se signale de lui-même. Aucune arborescence, si bien pensée soit-elle, ne fait les trois.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Oui, par un lien public protégé par un code. Le lien reste révocable, et l'accès est tracé — c'est ce qui le distingue d'une pièce jointe envoyée par courriel, qui vit ensuite sa vie sans que vous en sachiez rien.
Oui : le texte est extrait des documents numérisés, ce qui permet de retrouver une pièce papier photographiée par une phrase qu'elle contient.
Il couvre les secrets de l'entreprise partagés avec l'équipe — accès à un portail fournisseur, code d'une alarme, clé d'un service. Pour les mots de passe personnels de chacun, un gestionnaire dédié reste le bon outil, et il vaut mieux ne pas mélanger les deux.
Son accès se ferme, et le journal d'audit conserve la trace des secrets qu'il avait consultés. C'est cette liste-là qui dit lesquels doivent être changés — une information qu'aucun dossier partagé ne saura jamais vous donner.
Le stockage fait partie des quotas de votre offre, mutualisés à l'échelle de l'organisation. Un artisan qui range ses attestations et ses photos de chantier n'approche pas la limite ; une entreprise qui numérise vingt ans d'archives a intérêt à regarder la grille avant de commencer.
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