L'accueil
Éléments et accessoires listés, état constaté, réserves et photos datées. Le client repart avec un reçu.
Par métier
Dépannage et infogérance informatique
Publié le 4 septembre 20266 min de lecture
Demandes tracées de bout en bout, contrats de maintenance qui facturent seuls, parc client documenté et cadre de sous-traitance des données tenu par écrit.
Klarvi tient l'atelier et l'infogérance dans le même outil : les demandes arrivent par tous les canaux et deviennent des interventions ou des devis, les contrats de maintenance produisent leurs factures et leurs visites préventives, le parc de chaque client garde son historique, et les machines déposées sont suivies de l'accueil à la restitution signée.
Ce qui distingue une activité informatique bien tenue
Une entreprise de dépannage informatique vit de trois flux qui n'ont ni le même rythme ni la même rentabilité. Le premier est l'atelier : un particulier ou une TPE dépose une machine, on diagnostique, on devise, on répare, on restitue. Le deuxième est l'intervention, chez le client ou à distance, facturée à l'heure ou au forfait. Le troisième est l'infogérance : un contrat mensuel qui couvre un périmètre défini, avec un engagement de délai.
Le troisième est le seul qui construise une entreprise, et c'est aussi celui qui se gère le plus mal dans une boîte de réception. Un forfait d'heures consommé sans que personne ne l'ait suivi, une visite préventive jamais faite, un poste ajouté au parc sans avenant : ces trois oublis ne se voient pas sur le moment, et se paient tous au renouvellement.
Une dernière particularité, et elle explique beaucoup d'échecs de facturation : une grande partie du travail est invisible pour le client. Une sauvegarde qui fonctionne, un antivirus à jour, un serveur qui n'est jamais tombé ne produisent aucun événement mémorable. Le client ne voit que ce qui casse, ce qui conduit à sous-facturer la prévention et à sur-justifier le curatif. Un contrat qui décrit ce qui est couvert, et des interventions tracées même quand elles sont brèves, sont la seule réponse.
Ce que la manipulation des données du client impose
- Un contrat écrit lorsque vous traitez des données personnelles pour le compte d'un client : c'est la position de sous-traitant au sens du règlement européen
- La documentation des traitements effectués et des mesures de sécurité mises en place
- L'obligation d'informer le client de toute violation de données constatée sur les systèmes que vous administrez
- Le cadre contractuel de la sous-traitance lorsque vous confiez tout ou partie de la prestation à un tiers
- L'information sur la garantie légale et, pour la vente de matériel, sur sa disponibilité en pièces
- Les règles propres à la vente de biens d'occasion ou reconditionnés, si vous en proposez
Sources
Ce que cette page n'est pas
Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.
- 1.Obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD) — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 2.Recourir à la sous-traitance — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 3.Indices de durabilité et de réparabilité — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
- 4.Vente de biens d'occasion par des professionnels — Service-Public Entreprendre — consulté le 4 septembre 2026
Une machine déposée, de l'accueil à la restitution
Le diagnostic
Le dossier suit ses étapes à votre vocabulaire. Le temps passé se pointe, y compris quand il n'aboutit pas.
Le devis
Il part depuis le dossier et se signe à distance. Sans accord, la machine reste en l'état et le diagnostic se facture.
La réparation
Pièces consommées, licences posées et historique alimentent la fiche du matériel, pas seulement la facture.
La restitution
Sortie signée, comparaison avec l'état d'entrée, facture et lien de paiement. Le dossier reste consultable.
Trois activités, trois façons de gagner sa vie
| Ce qui change | Atelier | Intervention | Infogérance |
|---|---|---|---|
| Ce qui déclenche | Un dépôt | Un appel | Un contrat |
| Le document d'entrée | Une prise en charge | Un ticket | Un périmètre et un forfait |
| La facturation | À la restitution | À l'intervention | À l'échéance, tous les mois |
| Ce qu'il faut surveiller | Le stock de pièces | Le temps non facturé | Les heures consommées du forfait |
| Ce qui fait la valeur | Le délai de rendu | La réactivité | La connaissance du parc |
Sur le coût : un dépanneur indépendant tient dans l'offre gratuite pour ses devis, ses factures et ses demandes. Le palier arrive avec l'infogérance — contrats, parc client et engagements de délai — c'est-à-dire au moment où votre revenu cesse de dépendre du nombre d'appels reçus dans le mois.
Quatre heures perdues chaque semaine
Le dépannage « rapide »
Cinq minutes au téléphone, dix fois par semaine, pour des clients qui n'ont pas de contrat : c'est une journée par mois offerte.
Le déplacement évitable
Une panne réglée à distance coûte vingt minutes ; la même déplacée coûte deux heures. Encore faut-il l'avoir qualifiée avant de partir.
La sauvegarde jamais vérifiée
Une sauvegarde non testée est une sauvegarde qui n'existe pas. Le contrôle périodique est une prestation, donc une ligne du contrat.
Le parc inconnu
Deviser le remplacement d'un poste dont on ignore l'âge, la garantie et la configuration prend une heure de plus qu'il n'en faudrait.
À lire ensuite
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Oui : le contrat porte le volume souscrit, et chaque intervention rattachée le consomme. Le dépassement apparaît avant la fin du mois, ce qui laisse le temps de le facturer ou de le renégocier plutôt que de l'offrir.
C'est même la règle à poser dès l'accueil : le dossier de prise en charge indique le tarif du diagnostic et ce qu'il devient en cas de refus du devis. Le client signe cette information au dépôt, pas au moment du désaccord.
Dans le coffre-fort chiffré, partagé avec les membres de l'équipe qui en ont besoin, avec un historique des accès. C'est le seul endroit qui ne laisse pas traîner un mot de passe dans un fil de messages ou un tableur partagé.
Non. Klarvi range vos contrats et vos documents, et garde la trace de ce que vous avez fait chez chaque client, mais le registre des traitements et la documentation de conformité restent votre responsabilité, avec l'aide des ressources officielles citées plus haut.
Oui : une intervention à distance est une intervention, avec son temps passé, son rapport et sa facturation. La distinguer par son type permet aussi de mesurer combien de déplacements ont été évités, ce qui est un argument commercial autant qu'un gain de marge.
Le parc du client porte ses postes, ses serveurs et ses périphériques, avec ce qui a été posé sur chacun et à quelle date. C'est ce qui transforme une reprise de dossier par un collègue en cinq minutes de lecture plutôt qu'en une heure d'enquête.
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