Choisir la date, avant tout le reste
Un début d'exercice est idéal, un début de mois est acceptable. Basculer un 17 oblige à justifier deux séquences de facturation pour une même période, et à expliquer pourquoi.
Migration
Changer de logiciel de gestion
Publié le 4 septembre 20264 min de lecture
Quand migrer, ce qu'il faut exiger de l'ancien éditeur, comment reprendre la numérotation sans trou et pourquoi la bascule se joue sur une date, pas sur un week-end.
Une migration se prépare en trois temps : extraire de l'ancien outil ce qui vous appartient (clients, factures, écritures), choisir une date de bascule alignée sur un début de période, et reprendre la numérotation là où l'ancienne s'est arrêtée. Le reste — l'historique lointain, les documents annexes — peut suivre après, sans bloquer la facturation.
Migrer en cinq étapes
Beaucoup d'entreprises restent des années dans un outil qui ne leur convient plus, non par satisfaction mais par crainte. La crainte est légitime : la facturation est la fonction la moins tolérante à l'interruption, et les récits de migrations ratées circulent plus que ceux des migrations réussies. Mais l'immobilité a un coût qu'on ne compte jamais, parce qu'il se paie en heures dispersées plutôt qu'en facture unique.
Le point à comprendre est que la difficulté n'est pas technique. Exporter des clients et des factures est simple ; presque tous les éditeurs le permettent, et la réversibilité est devenue un argument de vente. Ce qui demande de la méthode, c'est la CONTINUITÉ : votre séquence de numérotation doit rester explicable sur l'exercice entier, vos archives doivent rester lisibles dix ans, et la piste d'audit ne doit pas s'interrompre au milieu d'une année.
Extraire tout ce qui vous appartient
Clients et fournisseurs, catalogue, devis et factures en PDF, écritures au format FEC, documents joints. Demandez l'export avant de résilier : la négociation est plus simple tant que l'abonnement court.
Reprendre la numérotation au bon endroit
Le nouvel outil doit accepter un point de départ de séquence. La première facture émise ailleurs doit suivre la dernière émise chez l'ancien éditeur, sans trou ni doublon.
Reporter les encours, pas l'histoire entière
Les factures impayées et les devis en cours doivent exister dans le nouvel outil dès le premier jour. L'historique ancien peut être importé ensuite, ou rester consultable en archive : il ne bloque personne.
Arrêter réellement l'ancien outil
Une date de fin annoncée à l'équipe, et un accès en lecture conservé le temps de la garantie. Le double usage prolongé est la première cause d'écarts entre les deux systèmes.
Ce qu'il faut avoir récupéré avant de résilier
L'archivage ne se délègue pas à un abonnement
Vos pièces comptables se conservent dix ans, y compris celles produites par un logiciel que vous n'utilisez plus. Un accès qui se ferme à la résiliation ne vous dispense pas de cette obligation : c'est à vous de détenir les archives, pas à l'éditeur de les garder pour vous. Récupérez-les avant, pas après.
- Le fichier des clients et des fournisseurs, avec coordonnées et conditions
- Toutes les factures émises, en PDF, y compris celles des exercices clos
- Les écritures comptables au format FEC, exercice par exercice
- Le catalogue des articles et des prestations, avec prix et taux de TVA
- Les devis en cours et les factures impayées, avec leurs dates
- Les documents joints : contrats, justificatifs, attestations
- La confirmation écrite de la durée pendant laquelle l'accès reste ouvert
Les trois erreurs qui coûtent le plus
Faire tourner les deux outils en parallèle
Pendant deux mois, personne ne sait plus où est la vérité. Une date de bascule nette vaut mieux qu'une transition douce qui ne se termine jamais.
Vouloir tout reprendre
Reprendre dix ans d'historique avant d'émettre la première facture retarde la bascule de plusieurs semaines. Les encours suffisent pour démarrer.
Résilier avant d'avoir exporté
L'accès se ferme parfois le jour même. Un export complet, vérifié, ouvert et relu, doit précéder la résiliation, jamais l'inverse.
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Questions fréquentes
Questions fréquentes
Idéalement à un début d'exercice, ou au moins à un début de mois : la numérotation des factures et les déclarations s'apprécient par période. Le pire moment est le milieu d'un trimestre de TVA, parce qu'il oblige à reconstituer une déclaration à partir de deux sources.
Elle ne doit surtout pas. Le nouvel outil doit accepter un point de départ, pour que la première facture qu'il émet suive la dernière du précédent. La continuité s'apprécie sur l'entreprise et l'exercice, pas sur le logiciel qui a produit les pièces.
Les récupérer en PDF et les conserver dix ans, avec les écritures au format FEC correspondantes. Elles peuvent être importées dans le nouvel outil comme archives, ou conservées à part : ce qui compte est que vous les déteniez, pas qu'elles soient consultables dans une interface.
Quelques heures pour se remettre à facturer, quelques jours pour reprendre clients, catalogue et encours. Ce qui allonge le délai n'est presque jamais l'import : c'est la qualité du fichier client, souvent constituée de doublons et d'adresses incomplètes accumulés depuis des années.
Vos données vous appartiennent, et le contrat doit préciser les modalités de restitution. En pratique, la difficulté est plus souvent le format que le refus : un export limité au PDF rend vos factures lisibles mais pas réutilisables. Vérifiez ce point à la souscription, pas au départ.
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