Les loyers ont leur application : le bail, les versements, la quittance

Un loyer d’habitation ne se facture pas : il est exonéré de TVA, et la pièce que la loi attache à son paiement est la quittance. Klarvi a maintenant une application pour ça, Loyers & quittances, à activer depuis les Applications.

Le bail, décrit une fois

• Le locataire — une fiche client — et le logement : désignation et adresse, imprimées sur chaque pièce.
• Location vide, meublée, bail mobilité, ou autre location sans TVA (un garage, un local).
• Le loyer hors charges, les charges — provision régularisée ou forfait —, le jour d’échéance, payable d’avance ou à terme échu, et le dépôt de garantie.
• Vous gérez pour le compte d’un propriétaire ? Il est nommé bailleur sur les pièces, et votre entreprise signe comme son mandataire.

Les termes s’émettent seuls

Chaque mois a son terme, depuis la prise d’effet du bail — même si elle est passée. Une entrée le 15 juillet appelle 17 jours sur 31 en juillet, loyer et charges proratisés séparément ; un congé au 20 fait de même pour le dernier mois. Le terme du mois suivant existe déjà, pour recevoir un loyer payé d’avance.

Un versement, imputé sur le bon mois

Enregistrez le versement : montant, date, moyen — virement, prélèvement, chèque, espèces, ou aide au logement versée directement au bailleur. Il s’impute sur le terme que le locataire désigne, sinon sur le plus ancien, et l’écran montre ce qu’il solde avant que vous validiez. Un versement ne dépasse jamais ce qui est dû.

Quittance, reçu, avis d’échéance

• La quittance, pour un terme payé en entier : elle distingue le loyer et les charges, porte la somme en toutes lettres, et reste datée du versement qui a soldé le terme — téléchargée en décembre, celle de septembre dit la même chose.
• Le reçu, pour un paiement partiel, comme la loi l’exige : ce qui a été versé, ce qui reste dû, et le fait qu’il ne vaut pas quittance.
• L’avis d’échéance, pour un terme à régler, avec ce qui reste dû sur les mois précédents.

Par e-mail, avec l’accord du locataire

La loi du 6 juillet 1989 (article 21) ne permet d’envoyer une quittance par voie électronique qu’avec l’accord exprès du locataire. Enregistrez cet accord sur le bail — sa date, et où il figure — et le bouton Envoyer apparaît. Sans lui, Klarvi refuse l’envoi : la quittance se télécharge et se remet imprimée. Chaque envoi laisse une trace, avec ce que disait la pièce ce jour-là.

Ce que Klarvi refuse, et pourquoi

• Une quittance pour un terme incomplet. Une quittance vaut preuve de paiement ; un paiement partiel appelle un reçu.
• Modifier un terme qui a reçu un versement. Ses montants sont ceux qu’un reçu ou une quittance ont peut-être déjà attestés. Un chèque rejeté s’annule, avec sa raison, et le terme redevient dû.
• Appliquer un nouveau loyer à un terme déjà exigible. Une révision vaut pour les termes à venir : elle n’est pas rétroactive.
• Un dépôt de garantie sur un bail mobilité, ou des charges à y régulariser : la loi l’interdit. Un dépôt au-dessus du plafond — un mois de loyer en location vide, deux en meublé — est signalé.

Ce qui viendra ensuite

La révision annuelle selon l’IRL calculée, la régularisation des charges, le compte rendu de gérance pour les propriétaires et le rapprochement des loyers avec la banque ne sont pas encore là : le nouveau loyer se saisit, et une régularisation se reporte sur un terme. Un loyer soumis à TVA — un bail commercial avec option — se facture toujours, par les contrats et la facturation récurrente.