Vos bulletins en ligne : les deux formalités se règlent maintenant en une minute

Depuis le mois dernier, Klarvi ne remet un bulletin par le portail que si deux conditions sont réunies — celles que pose le code du travail. C'est la bonne règle, et elle avait un défaut : les deux gestes ne se faisaient qu'un salarié à la fois, sur sa fiche, et rien ne vous signalait qu'ils vous attendaient.

Premier geste : dire comment vous garantissez la disponibilité

L'article D3243-8 vous impose de tenir le bulletin disponible cinquante ans, ou jusqu'aux 76 ans du salarié. Cette garantie est la vôtre : Klarvi conserve vos bulletins pendant votre abonnement et vous les restitue à tout moment, mais ne peut pas s'engager sur cinquante ans à votre place.

Vous choisissez donc votre dispositif — un coffre-fort numérique, ou un archivage que vous tenez vous-même — et vous signez une attestation qui dit exactement ce que vous prenez à votre charge, et ce que Klarvi garde à la sienne. Le texte signé est conservé mot pour mot, avec sa date et votre nom.

Second geste : informer vos salariés

L'article D3243-7 vous demande d'informer chaque salarié un mois avant son premier bulletin dématérialisé. Le texte n'impose aucune forme : verbale, portée au contrat, affichée, remise en main propre ou adressée par courriel — toutes conviennent.

• « Avertir mes salariés par courriel » : Klarvi adresse la note à chacun, et enregistre la date de l'envoi.
• « J'ai déjà informé mes salariés » : vous les avez prévenus par un autre moyen, et vous le déclarez.
• La note à faire émarger reste téléchargeable depuis la fiche de chaque salarié.

Un salarié qui s'est opposé n'est jamais touché par ces boutons, et un salarié déjà informé garde sa date : la réécrire repousserait d'un mois une remise déjà régulière.

Et si vous ne faites rien

Vos bulletins restent remis sur papier, ce qui est parfaitement régulier. Klarvi vous le signale désormais dans vos contrôles dès qu'un bulletin est émis sans que personne puisse le consulter en ligne — plutôt que de laisser vos salariés le découvrir en trouvant leur espace vide.