Documents : retrouver une pièce en trois secondes, même par un mot qu'elle contient

Un fichier est un octet. Un document, c'est ce même octet plus ce que vous en savez : ce qu'il est, de quoi il relève, à quel client il se rapporte, qui peut le voir, jusqu'à quand il vaut. C'est cette différence que l'espace Documents prend désormais en charge.

Deux façons de regarder le même espace

L'explorateur de dossiers reste le mode de rangement. La nouvelle vue liste répond à l'autre question, celle à laquelle un dossier ne sait pas répondre : montrez-moi tout ce qui concerne ce client, tout ce qui expire dans le mois, tout ce qui attend une signature.

On passe de l'une à l'autre d'un clic, et l'adresse de la page suit. Une vue utile se met en favori et se partage à un collègue telle quelle.

La recherche lit vos documents

Klarvi extrait le texte de vos PDF et de vos scans au moment du dépôt. Chercher « garantie Renault » remonte donc aussi la pièce dont le nom de fichier ne dit rien, mais dont le contenu, lui, parle. La recherche regarde en même temps le nom, le titre, la description, le contenu, le type, la catégorie, les étiquettes, le client et les rattachements.

Classer sans se contraindre

• Un type dit ce que la pièce est : facture fournisseur, attestation, plan, notice.
• Une catégorie dit de quel domaine elle relève : comptabilité, juridique, technique.
• Des étiquettes libres traversent tout le reste.
• Un rattachement relie la pièce à un client, un site, un contrat, un équipement ou une intervention, et le lien est cliquable dans les deux sens.

Rien de tout cela n'est imposé. Si vous déposez un PDF et ne remplissez rien, il se comporte exactement comme avant.

Un panneau qui répond sans quitter la liste

Sélectionnez un document : un panneau s'ouvre à droite avec son aperçu, ses informations, son historique, ses partages et ses signatures. Les PDF et les images s'affichent directement, sans téléchargement.

Des versions, et rien d'écrasé

Remplacer un document crée une nouvelle version au lieu d'effacer l'ancienne. Vous pouvez revenir à une version précédente : Klarvi la remet en service sous un nouveau numéro, sans supprimer celle qui la précédait. Un document qui peut servir de preuve ne doit jamais perdre son passé.

Un fichier strictement identique au document courant est refusé : il n'apprendrait rien à personne.

Échéances et corbeille

Une attestation d'assurance, une habilitation, un certificat : posez leur date de validité, et Klarvi vous prévient avant qu'elles n'expirent. Une seule fois par palier, jamais tous les jours.

Un document supprimé part en corbeille et reste récupérable pendant le délai que vous choisissez. La suppression définitive devient un geste volontaire, plus un accident.