Clients : une fiche qui raconte toute la relation

Une fiche client, c'était un carnet d'adresses avec des factures à côté. Pour savoir où en était un client, il fallait ouvrir les devis, puis les factures, puis l'agenda, puis les interventions, et recoller les morceaux de tête.

La fiche s'organise désormais en onglets, et la première chose que vous voyez répond à la question que vous vous posiez en l'ouvrant.

Des chiffres qui mènent quelque part

En haut de la vue d'ensemble : le chiffre d'affaires facturé, ce qui reste à encaisser, ce qui est en retard, les devis en attente. Chaque chiffre est cliquable et vous emmène sur le détail qui l'explique. Une facture échue compte comme un retard le jour où elle est échue, sans attendre quoi que ce soit.

Les indicateurs qui ne veulent rien dire pour vous ne s'affichent pas. Si vous ne faites pas d'interventions, vous ne voyez pas de compteur d'interventions à zéro.

L'histoire de la relation, au même endroit

Un onglet Historique rassemble tout ce qui s'est passé avec ce client, dans l'ordre : devis, factures, interventions, rendez-vous, prises en charge, documents déposés, connexions à son espace client. Des filtres vous permettent de ne garder que le commercial, que la finance ou que l'opérationnel.

Vous pouvez aussi y consigner ce qui n'existe nulle part ailleurs : un appel, une visite, un courriel échangé en dehors de Klarvi. En quelques secondes, pour que la prochaine personne qui ouvre la fiche sache où on en est.

Un site n'est pas qu'une adresse

Les adresses deviennent de vrais sites : siège, agence, chantier, entrepôt, atelier, magasin, domicile. Chacun porte son adresse, mais aussi son contact sur place, son téléphone, et ses consignes d'accès, du genre code du portail ou horaires de livraison.

Et surtout, un site montre ce qui s'y trouve : combien de matériels installés, combien d'interventions, combien de rendez-vous. C'est ce qui en fait un lieu de travail et plus une ligne d'adresse.

Créer un client reste l'affaire de quelques secondes

Nature, nom, e-mail, téléphone. C'est tout ce qui est demandé. Le reste, adresse, TVA, conditions de règlement, facturation électronique, attend derrière un bouton Compléter la fiche que vous ouvrez quand vous en avez besoin, et jamais avant.

Les doublons vous sont signalés, pas imposés

Pendant la saisie, si une fiche ressemble à celle que vous créez, Klarvi vous le dit et vous explique pourquoi : même SIRET, même e-mail, même téléphone, même nom et même code postal. Vous pouvez aller la consulter ou continuer. Rien ne vous bloque, parce que deux clients peuvent légitimement porter le même nom.

Ranger plutôt que supprimer

Le geste mis en avant est désormais Archiver. La fiche sort des listes, des recherches et des menus déroulants, mais ses factures, ses documents et son historique restent intacts. C'est réversible d'un clic.

Étiquettes, documents, recherche

• Des étiquettes que vous créez à la volée, VIP, Local, Maintenance, Grand compte, et qui servent ensuite à filtrer votre fichier client.
• Un onglet Documents pour déposer contrats, plans, photos et attestations. Ils restent dans votre espace Fichiers, avec les mêmes droits d'accès qu'ailleurs.
• La recherche globale accepte maintenant un e-mail, un téléphone, un numéro client ou un SIRET, et plus seulement un nom. Utile quand vous avez un appel en absence et pas de nom.
• Un statut distingue vos prospects de vos clients, et un délai de règlement peut être propre à un client.

Prospection : ce que vous avez le droit de faire

Le consentement et l'opposition à la prospection commerciale sont enregistrés séparément et datés. Le texte affiché s'adapte : l'accord préalable n'est pas exigé de la même façon selon que votre client est un professionnel ou un particulier. Un bouton d'export produit un fichier complet et structuré si un client exerce son droit d'accès.