Contacts : le répertoire partagé de votre entreprise

Jusqu'ici, un contact appartenait à un client et n'existait nulle part ailleurs. Votre assureur, votre comptable, un sous-traitant ou un prospect n'avaient donc pas leur place dans Klarvi. Et quand la même personne travaillait pour deux de vos clients, il fallait la saisir deux fois, avec le risque que l'un des deux numéros devienne faux.

Une nouvelle rubrique Contacts apparaît dans votre menu, juste sous Clients. C'est le répertoire professionnel de votre entreprise, partagé par toute l'équipe.

Une personne, plusieurs organisations

Jean Dupont peut être le gérant de votre client Boulangerie Lemaire, le contact technique d'un autre client, et le commercial d'un de vos fournisseurs. Une seule fiche, trois relations, et un rôle différent dans chacune. Vous corrigez son mobile une fois, il est juste partout.

Vos rôles, votre vocabulaire

Direction, Technique, Facturation et huit autres rôles vous sont proposés au départ. Vous les renommez, vous en créez d'autres, et vous les employez directement en les tapant : Conducteur de travaux, Responsable de site, Référent sécurité, Responsable production. Klarvi ne connaît aucun métier en particulier, c'est vous qui lui apprenez le vôtre.

Retrouver quelqu'un, vraiment

• La recherche accepte un prénom, un nom, un e-mail, un téléphone, mais aussi le nom d'une organisation ou d'un rôle : tapez « boulangerie » et vous obtenez toutes les personnes qui y travaillent, tapez « technique » et vous obtenez vos interlocuteurs techniques.
• Les accents et les majuscules n'ont plus d'importance.
• Des filtres par nature, rôle, étiquette et statut, avec un compteur pour savoir combien vous en avez posé.
• Un affichage en liste pour aller vite, ou en cartes pour parcourir.

Un panneau qui suffit dans la plupart des cas

Cliquez sur une personne : un panneau s'ouvre à côté de la liste avec ses coordonnées, ses organisations, ses rôles, ses notes et ses dernières activités. Appeler, écrire ou envoyer un SMS se fait depuis ce panneau, sans changer de page. La fiche complète reste à un clic quand vous voulez tout voir.

Plus de doublons créés sans le vouloir

Quand vous saisissez quelqu'un qui ressemble à une personne déjà connue, Klarvi vous le signale et vous explique pourquoi : même e-mail, même téléphone, ou déjà rattaché à cette organisation. Vous choisissez alors de réutiliser la fiche existante, d'aller la consulter, ou de créer quand même. Rien ne vous bloque jamais : deux personnes peuvent légitimement porter le même nom.

Depuis une fiche client, rien à ressaisir

L'onglet Contacts d'un client ne change pas de place et affiche les mêmes personnes qu'avant. Ajouter quelqu'un ne vous redemande pas de quel client il s'agit : Klarvi le sait. Il vous demande seulement ce qu'il ne peut pas deviner, c'est-à-dire le rôle, le site et la fonction. Vous pouvez aussi rattacher en deux clics une personne déjà présente dans votre répertoire.

Retirer n'est plus supprimer

Retirer quelqu'un d'un client défait le lien et le laisse dans votre répertoire, avec ses autres organisations et son historique. C'est presque toujours ce que l'on veut. Quand une personne quitte une entreprise, vous pouvez aussi simplement terminer la relation : l'historique reste lisible et explique une facture ancienne.

Vos obligations sur les données personnelles, tenues

• Le consentement et l'opposition à la prospection sont enregistrés séparément et datés, avec leur source : c'est la date qui fait la preuve. Une opposition ne s'efface pas par mégarde.
• Le texte affiché s'adapte au cas : l'accord préalable n'est pas exigé de la même façon selon que votre interlocuteur est un professionnel ou un particulier.
• Un bouton Exporter ses données produit un fichier complet et structuré si la personne exerce son droit d'accès.
• Les notes internes restent internes : jamais visibles dans l'espace client, jamais reprises sur vos documents.