Catalogue et tarifs
Articles, prestations, unités, taux de TVA, prix d'achat et prix de vente. C'est la base à partir de laquelle tout le reste se calcule, marge comprise.
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Logiciel de gestion commerciale
Publié le 4 septembre 20264 min de lecture
Catalogue, tarifs, commandes, bons de livraison, encours client et marges : ce que recouvre la gestion commerciale, et ce qui la sépare de la comptabilité.
La gestion commerciale couvre le flux qui va du catalogue au règlement : articles et tarifs, conditions par client, commandes, bons de livraison, factures, encours et marges. La comptabilité, elle, enregistre ce flux après coup. Un logiciel de gestion commerciale sert à décider ; un logiciel comptable sert à justifier.
Les cinq briques d'une gestion commerciale
Le terme vient du monde du négoce, et il désigne une chaîne précise : on achète, on stocke, on vend, on livre, on encaisse. Chacune de ces étapes produit une pièce — commande fournisseur, bon de réception, bon de livraison, facture — et l'intérêt d'un logiciel est que ces pièces se déduisent les unes des autres au lieu d'être saisies séparément.
La distinction avec la comptabilité mérite d'être posée clairement, parce qu'elle décide du choix. La gestion commerciale répond à des questions du présent : qu'est-ce qui est en stock, que doit ce client, cette affaire est-elle rentable, quelle commande fournisseur faut-il passer cette semaine. La comptabilité répond à des questions du passé : quel était le résultat de l'exercice, quelle TVA est due. Les deux se parlent — les factures alimentent les écritures — mais on ne pilote pas une entreprise avec un grand livre.
Conditions par client
Remises, délais de règlement, encours autorisé, coordonnées de facturation. Un client n'a pas les mêmes conditions qu'un autre, et l'outil doit s'en souvenir à votre place.
Commandes et livraisons
Commande client, préparation, bon de livraison, expédition et suivi. La facture reprend ce qui a été livré, pas ce qui avait été commandé.
Stock et réapprovisionnement
Quantités, emplacements, seuils d'alerte, inventaires. Un stock juste est la condition d'une promesse de délai tenable.
Encours et marges
Ce que chaque client doit, depuis quand, et ce que chaque affaire a réellement rapporté une fois les achats imputés.
Les questions auxquelles l'outil doit répondre en un écran
- Quel est mon encours client total, et quelle part dépasse l'échéance
- Quelle marge ai-je réellement dégagée sur cette affaire, achats compris
- Quels articles passent sous leur seuil d'alerte cette semaine
- Quelles commandes fournisseurs sont en retard de réception
- Quel client a dépassé l'encours que je lui ai autorisé
- Quelles livraisons partent aujourd'hui, et lesquelles attendent un réapprovisionnement
Gestion commerciale, comptabilité, ERP : qui fait quoi
| Critère | Gestion commerciale | Comptabilité | ERP industriel |
|---|---|---|---|
| Horizon | Le présent : décider | Le passé : justifier | La production : planifier |
| Pièce centrale | La commande et la facture | L'écriture | L'ordre de fabrication |
| Utilisateur principal | Le dirigeant, le commercial | Le cabinet comptable | Le responsable de production |
| Ce qu'il ne fait pas | La liasse fiscale | Le pilotage au quotidien | La simplicité de mise en œuvre |
Un dernier point, souvent négligé au moment du choix : la gestion commerciale ne s'arrête pas à la vente. La moitié de la marge se joue à l'achat, et un outil qui ne tient que la vente laisse volontairement la moitié du sujet de côté. Commandes fournisseurs, réceptions partielles, écarts de prix entre la commande et la facture reçue : ce sont des gestes quotidiens dans le négoce, et ils déterminent le prix de revient sur lequel se calcule tout le reste.
C'est aussi ce qui explique qu'on ne remplace pas utilement un logiciel de gestion commerciale par un simple outil de facturation. Le premier connaît le prix d'achat ; le second ne connaît que le prix de vente, et affiche donc un chiffre d'affaires là où l'on attendait une marge.
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Questions fréquentes
Questions fréquentes
La gestion commerciale pilote le flux avant qu'il ne devienne comptable : catalogue, commandes, livraisons, encours, marges. La comptabilité enregistre ce flux et produit les états réglementaires. Les deux communiquent — les factures alimentent les écritures — mais elles ne répondent pas aux mêmes questions ni aux mêmes personnes.
Oui, si vous vendez des prestations avec des conditions différentes selon les clients, des commandes qui s'échelonnent ou un encours à surveiller. Le stock n'est qu'une des cinq briques ; les tarifs, les conditions, la facturation et l'encours valent pour toute activité de vente.
Il n'est pas exigé par principe, mais il est la preuve de ce qui a été effectivement livré, et donc de ce qui peut être facturé. En cas de litige sur une quantité ou une date, c'est la pièce qui tranche, et son absence se paie toujours du même côté.
En rattachant à l'affaire ce qu'elle a coûté : achats, sous-traitance, heures passées. Un outil qui ne connaît que les ventes affiche un chiffre d'affaires et l'appelle parfois marge. La différence se voit à la fin de l'exercice, quand le résultat ne ressemble pas aux prévisions.
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