Vos factures d’achat se rapprochent de la commande et de la réception

Payer une facture fournisseur, c’est affirmer trois choses : on a commandé, on a reçu, au prix convenu. Le rapprochement commande / réception / facture le vérifie avant le paiement, directement sur la fiche de la commande fournisseur.

Comment ça marche

• Enregistrez la facture comme d’habitude dans Dépenses.
• Sur la commande fournisseur, cliquez Rapprocher une facture et choisissez-la : Klarvi propose les dépenses de ce fournisseur qui ne sont rapprochées d’aucune commande.
• La facture attendue est pré-remplie — ce qui est reçu et pas encore facturé, au prix de la commande. Corrigez ce que la facture dit autrement : une quantité, un prix.
• Le verdict tombe pendant la saisie : conforme, ou écart, chiffré en euros.

Trois écarts, chacun chiffré

• Facturé non reçu : la facture porte plus d’unités que la réception n’en a pointé. Cent boîtes commandées, soixante reçues, cent facturées : quarante unités, et leur montant.
• Prix différent : le prix unitaire facturé n’est pas celui de la commande, au centime près — et ce que la différence coûte sur la facture.
• Montant différent : le total HT de la facture n’est pas la somme de ses lignes, comme des frais de port non prévus. Un centime d’arrondi par ligne est toléré.

Accepter ou contester

• Accepter donne le bon à payer. Une facture conforme s’accepte en un clic ; un écart s’accepte avec sa raison — une hausse de prix convenue, des frais prévus.
• Contester demande ce qui est contesté. Si la facture est électronique, Klarvi rappelle de la mettre aussi en litige auprès du fournisseur, avec le motif « Montant total erroné ».
• La décision est figée avec son calcul : si la marchandise arrive ensuite, on relit ce qui a été décidé. Elle se reprend si besoin, et le calcul redevient vivant.
• Dans Dépenses, chaque facture rapprochée affiche sa commande et sa décision.

Ce qui viendra ensuite

Une facture qui regroupe plusieurs commandes se rapproche pour l’instant d’une seule : les lignes des autres apparaissent en écart de montant, à accepter avec leur raison. La tolérance n’est pas encore réglable, les lignes d’une facture électronique reçue ne sont pas encore lues automatiquement, et le bon à payer n’est pas relié aux règlements.