Changer de logiciel sans retaper vos clients

Jusqu’ici, arriver dans Klarvi avec trois cents clients voulait dire les retaper un par un. C’est terminé : Clients → Importer reprend l’export de votre ancien logiciel ou de votre tableur.

Vous voyez avant, pas après

Rien ne s’écrit tant que vous n’avez pas dit oui. Le fichier déposé, Klarvi vous montre ce qu’il a compris : quelles colonnes il a reconnues, combien de fiches seront créées, lesquelles existent déjà, et lesquelles il n’a pas su lire — avec la raison, ligne par ligne.

Les colonnes qu’il ne sait pas ranger sont nommées, jamais passées sous silence. Vous savez donc exactement ce qui entre et ce qui reste dehors.

Il reconnaît les intitulés que vous avez déjà

Pas de correspondance à faire à la main : « Raison sociale », « Nom », « Société », « E-mail », « Courriel », « Téléphone », « SIRET », « Code postal », « Ville »… Klarvi reconnaît les intitulés courants, quelle que soit la casse et les accents. Seul le nom est obligatoire — et à défaut, « Prénom » + « Nom de famille » suffisent.

• Le SIRET est vérifié et le SIREN en est déduit.
• Les adresses e-mail sont mises au bon format ; une adresse mal tapée n’est pas écrite, mais ne fait pas perdre la fiche.
• Un fichier de particuliers devient des fiches de particuliers, sans que vous ayez à le dire.

Vos fiches existantes ne bougent jamais

C’est la règle qui commande tout le reste : la reprise crée, ou elle passe. Une fiche déjà présente — même SIRET, même adresse e-mail, ou même nom — n’est jamais modifiée. Un export daté d’il y a trois semaines n’écrasera donc pas le téléphone que vous avez corrigé depuis.

Les doublons à l’intérieur du fichier sont repérés aussi : deux lignes identiques ne créent qu’une fiche, et la seconde vous est signalée avec le numéro de la première.

Vous pouvez relancer le même fichier sans crainte : la deuxième fois, il ne crée rien.

Ce qui viendra ensuite

Cette première étape reprend les clients. Le catalogue, les fournisseurs, l’historique de facturation et la balance d’ouverture suivront — dans cet ordre. Nous préférons le dire que le laisser deviner.

Le fichier doit être au format CSV, avec les noms des colonnes en première ligne, jusqu’à 5 000 lignes et 2 Mo. Depuis votre tableur : Fichier → Enregistrer sous → CSV.