Vos factures en retard se relancent toutes seules

Relancer un impayé, ce n’est pas difficile : c’est juste la chose qu’on ne fait jamais. Il faut repérer la facture, retrouver le montant, écrire le message, et recommencer quinze jours plus tard. Klarvi savait déjà vous signaler les factures échues ; désormais, il peut aussi les relancer à votre place.

Ce qui part, et quand

Chaque matin, Klarvi regarde vos factures échues et non soldées, et envoie un rappel à votre client. Vous choisissez le rythme : par défaut 7 jours, puis 15, puis 30 après l’échéance. Au-delà, plus rien — la suite se traite au téléphone, pas par courriel.

Le rappel est sobre, et c’est voulu. Il dit le numéro de la facture, ce qui reste à régler, depuis combien de temps elle est échue, et donne le lien pour la consulter et la payer. Il commence par « sauf erreur de notre part » et rappelle au client d’ignorer le message s’il a déjà réglé : c’est la phrase qui évite un appel désagréable quand un virement s’est croisé avec le rappel.

Vous pouvez y ajouter votre propre mot — un numéro de téléphone, une précision — sans avoir à réécrire le reste.

Le montant est le bon, acomptes compris

C’est le point sur lequel nous ne voulions pas nous tromper. Si votre client a déjà versé un acompte, ou réglé une partie de la facture, le rappel réclame le reste, jamais le total de la pièce. Redemander une somme déjà encaissée, sur un courriel automatique, c’est le genre d’erreur qui coûte plus cher qu’un impayé.

Ce que la relance ne fait pas

• Elle ne met jamais en demeure et n’applique aucune pénalité : ce sont des décisions, elles vous appartiennent.
• Elle ne relance pas une facture que vous n’avez jamais envoyée. Celle-là n’est pas un impayé, c’est un oubli — elle est à envoyer, et Klarvi vous la montre à part.
• Elle ne devine pas un règlement que vous n’avez pas enregistré. Un chèque encaissé mais non pointé dans Klarvi reste une facture en retard à ses yeux.
• Elle s’arrête au dernier palier. Elle ne recommence pas le mois suivant.

Comment l’allumer

La fonction est éteinte tant que vous ne l’allumez pas, et c’est délibéré : ces courriels partent en votre nom, chez vos clients. Rendez-vous dans Réglages → Relance des impayés. L’écran vous dit, avant que vous décidiez quoi que ce soit, combien de factures seraient relancées dès la prochaine passe — et lesquelles ne peuvent pas l’être faute d’adresse.

Le bon moment pour l’allumer, c’est quand vos règlements sont à jour dans Klarvi. Un quart d’heure de pointage avant, et le premier envoi ne touchera que de vrais retards.