Les arrêts, les fins de contrat, les embauches — et le dépôt

La déclaration mensuelle raconte un mois de paie, et elle arrive le 5 ou le 15 du mois suivant. Pour un évènement du 2, c'est jusqu'à six semaines trop tard — et trois droits ne peuvent pas attendre.

Les quatre signalements

• L'arrêt de travail, dans les 5 jours : c'est lui qui ouvre le dossier d'indemnités journalières. Sans lui, le salarié n'est pas payé pendant qu'il est malade.
• La reprise anticipée, dans les 5 jours ouvrables. Elle évite des indemnités versées en trop, que le salarié devrait rembourser.
• La fin du contrat de travail, dans les 5 jours ouvrés. Elle a remplacé l'attestation employeur : sans elle, votre ancien salarié ne peut pas être indemnisé par France Travail.
• La déclaration préalable à l'embauche, dans les 8 jours qui précèdent l'arrivée.

Ce que Klarvi voit, et ce qu'il ne voit pas

L'écran Employés → Déclaration sociale nominative dresse la liste de ce qui est dû, avec l'échéance de chacun et un avertissement quand elle est passée.

Et une absence pour maladie posée au planning n'est pas encore un arrêt déclarable : la norme veut un motif codifié et la date de fin prescrite par le médecin. L'écran vous les demande, plutôt que de les deviner — déclarer d'office annoncerait à l'Assurance Maladie un arrêt qu'aucun praticien n'a peut-être prescrit.

Le dépôt sur net-entreprises

Si vous lui confiez un compte déclarant, Klarvi dépose la déclaration à votre place et vous rapporte la réponse. Vous pouvez aussi continuer à téléverser le fichier vous-même : les deux chemins restent ouverts.

Un détail qui compte : les organismes peuvent écraser un retour à tout moment. Il n'y a donc pas d'état définitif, et relire peut changer la réponse — y compris d'un certificat vers une anomalie. L'écran dit ce qu'il sait à l'instant où il regarde, jamais « c'est terminé ».

Sur le mot de passe

L'API du GIP-MDS n'offre que deux façons de s'authentifier, et nous vous devons la vérité sur les deux.

• En mode concentrateur, Klarvi utilise son propre compte et se contente de vous identifier par votre SIRET, votre nom et votre prénom. Aucun mot de passe de votre part. Ce mode suppose une démarche de notre côté auprès du GIP-MDS, qui n'est pas encore faite.
• En mode compte de l'entreprise, Klarvi présente vos identifiants net-entreprises. Le mot de passe est alors chiffré au repos, comme vos IBAN, jamais réaffiché, et retirable d'un geste.

Un essai reste un essai

Par défaut, le fichier part marqué « envoi test » : il est contrôlé, il rend des retours, et il ne déclare rien. Il faut cocher « réel » pour qu'il compte. C'est ce que la norme recommande elle-même pour les premiers échanges.

Et un fichier déposé ne se retire pas : il se corrige par un « annule et remplace », qui est une nouvelle déclaration. Klarvi le construit tout seul dès qu'un dépôt a eu lieu.

Ce que Klarvi vous demandera

• Pour une fin de contrat : le motif de la rupture. C'est lui qui commande la suite — selon celui que vous choisissez, la date de notification, la convention de rupture ou l'engagement de la procédure deviennent obligatoires, et certains préavis sont interdits. L'écran vous dit lequel manque.
• Pour une déclaration préalable à l'embauche : l'heure prévisible d'arrivée, la durée de la période d'essai, et l'identifiant de votre service de santé au travail — c'est par lui que la visite d'information est déclenchée.
• Pour un arrêt : le motif, le dernier jour travaillé, et la date de l'accident s'il y en a un.

Le solde de tout compte doit exister avant le signalement de fin de contrat : c'est de ces montants que France Travail tire le calcul de l'allocation. Émettez d'abord le dernier bulletin.