Prises en charge : savez exactement ce qui vous a été confié

Le bon de prise en charge existait déjà. Il devient un véritable suivi des biens que vos clients vous confient : ce que vous avez reçu, dans quel état, où c'est, qui s'en occupe, et quand vous l'avez rendu.

Plusieurs objets dans une même prise en charge

• Un ordinateur, son chargeur, sa sacoche et sa souris : chaque élément a sa propre ligne, son état, son numéro de série et ses photos.
• Les accessoires sont tracés comme le reste, donc vérifiables un par un au moment de rendre le matériel.
• Vous pouvez créer la fiche du parc directement depuis un élément reçu, sans quitter le dossier.

L'état constaté, et la preuve qui va avec

• Une échelle d'état et surtout une description libre et précise : « rayure de 4 cm dans l'angle supérieur droit ».
• Des réserves horodatées et signées avec le bon : « reçu sans chargeur », « écran déjà fissuré à la réception ».
• Des photos datées, séparées entre la réception et la restitution, avec une comparaison entrée / sortie qui évite bien des discussions.

Où est le matériel, et qui en répond

• Un emplacement (atelier, étagère, zone SAV, véhicule) et un responsable pour chaque bien.
• Chaque déplacement laisse une trace : l'historique complet dit qui a déplacé quoi, d'où, vers où et quand.
• Un écran principal qui répond en un coup d'œil : ce qui est chez vous, ce qui est prêt à rendre, ce qui est en retard, et ce qui dort depuis trop longtemps.

La restitution, enfin traitée comme une vraie étape

• Cochez ce qui repart, notez l'état de sortie, indiquez à qui vous avez remis le bien, et faites signer le bon de restitution.
• Une restitution partielle est reconnue comme telle : Klarvi ne prétend jamais que tout est rendu quand il reste quelque chose chez vous.
• Vos clients suivent l'avancement depuis leur espace et reçoivent un message quand leur matériel est prêt.

Le même outil pour tous les métiers

Réparation, retour SAV, maintenance d'équipement, expertise, location, dépôt simple : des modèles prêts à l'emploi préparent le cycle, les points de contrôle, le délai et les conditions du bon. Vous les renommez, vous en créez d'autres, et vos statuts restent les vôtres.