Contrats et engagements

Une nouvelle application arrive : Contrats. Elle rassemble tout ce qui vous engage dans la durée auprès d'un client. Un contrat de maintenance informatique, un nettoyage de bureaux hebdomadaire, un entretien annuel de chaudière, un abonnement logiciel, un forfait d'heures acheté d'avance, une location : c'est le même écran, et c'est vous qui décidez du vocabulaire.

Créer un contrat prend moins de deux minutes

Vous choisissez ce que vous voulez gérer, puis vous renseignez quatre choses : le client, le nom du contrat, la date de début et le montant. C'est tout. Les sites, les équipements, les prestations, les forfaits et les passages à prévoir se posent ensuite, uniquement si votre contrat en a besoin.

Si vous signez souvent le même contrat, enregistrez-le comme modèle. Le suivant repart avec ses prestations, ses forfaits et ses échéances déjà en place.

Un contrat n'est pas une maintenance

C'est la distinction qui structure toute l'application. Le contrat décrit l'accord passé avec votre client. La maintenance, elle, est une activité que le contrat peut prévoir, et qui devient une intervention ordinaire dans votre planning. Un abonnement logiciel n'a aucune maintenance, et son écran ne vous en parle jamais.

Le périmètre couvert, dit simplement

Par défaut, un contrat couvre tout le client, et la plupart des contrats s'arrêtent là. Quand c'est nécessaire, vous précisez : ce site, ces équipements, cette famille de matériel. Vous pouvez aussi retirer une exception, par exemple tous les sites sauf l'entrepôt, ce qu'un simple rattachement ne sait pas exprimer.

Vous savez toujours où en est un contrat

La fiche répond d'un coup d'œil : la période, l'état, ce qui a été consommé, les prochaines échéances, ce qui a été facturé. Quand quelque chose demande votre attention, Klarvi vous dit quoi, en clair, et pas seulement avec une pastille de couleur.

Les échéances ne vous échappent plus

Klarvi surveille les dates de fin et les préavis de résiliation, et vous prévient assez tôt pour décider. Vous reconduisez en un clic. Aucun contrat n'est prorogé automatiquement sans que vous l'ayez demandé : proroger un engagement commercial reste votre décision, pas celle du logiciel.

Le contrat signé reste avec le contrat

Vous déposez le contrat signé, ses annexes et ses conditions sur sa fiche, et vous pouvez le faire signer à distance depuis Klarvi. Le document soumis au signataire fige les termes du jour : si le contrat évolue plus tard, la preuve continue de décrire ce qui a été signé. Chaque avenant conserve la trace de ce qui a changé, avec l'ancienne et la nouvelle valeur.