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title: "Logiciel de gestion pour agences et services"
description: "Devis signés en ligne, facturation récurrente des contrats, temps passé comparé au montant facturé, et délais de paiement tenus."
section: "Par métier"
product: "Klarvi"
source: "https://klarvi.fr/solutions/services"
documentation: "https://wiki.klarvi.fr"
published: "2026-08-14"
updated: "2026-09-04"
author: "Klarvi"
language: "fr-FR"
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# Sociétés de services, agences et indépendants

Devis signés en ligne, facturation récurrente des contrats, temps passé comparé au montant facturé, et délais de paiement tenus.

Dans une activité de service, la matière première est le temps. C'est aussi la seule qu'on ne compte pas — et donc la seule dont on ignore le rendement.

> Klarvi couvre le cycle d'une mission : devis signé en ligne, contrat de prestation récurrent qui produit ses factures à l'échéance, temps passé comparé au montant facturé pour obtenir une marge par mission, et suivi des délais de paiement avec relances automatiques.

Une agence perd rarement de l'argent sur un tarif : elle en perd sur un périmètre. La mission vendue trois jours en prend cinq, l'aller-retour de validation se répète, le « petit ajout » devient une demi-journée. À la fin, la facture est celle du devis, et la marge a disparu sans qu'aucune ligne ne l'ait signalé.

La seule façon de le voir est de rapprocher deux chiffres que les outils tiennent d'habitude séparément : le temps réellement passé sur la mission, et le montant réellement facturé.

Une dernière charge pèse sur ces activités sans jamais apparaître dans un devis : l'avant-vente. Comprendre un besoin, rédiger une proposition, la présenter, la reprendre. Sur une proposition acceptée sur trois, le temps consacré aux deux autres est un coût réel de la mission gagnée. Le compter, c'est découvrir que le taux journalier affiché n'est pas celui qu'on obtient — et c'est la seule façon de le corriger.

## Ce qui structure une activité de service

- **Le devis, puis l'accord écrit** : Le périmètre est décrit ligne par ligne et signé à distance. Ce document est ce qu'on relit quand la demande sort du cadre.

- **Le récurrent** : Maintenance, accompagnement, abonnement : le contrat décrit l'engagement, la facturation récurrente émet la pièce à l'échéance.

- **Le temps passé** : Les heures pointées sur une mission se comparent au montant facturé. La marge se lit par mission, pas par exercice.

- **Les délais de paiement** : Encours par client, ancienneté des créances, relances automatiques et pénalités déjà portées sur la pièce.

## Les règles de paiement entre professionnels

- Un délai de règlement plafonné à trente jours après réception, sauf accord contraire

- Un plafond de soixante jours à compter de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois lorsque le contrat le prévoit

- Des pénalités de retard exigibles de plein droit, sans rappel préalable

- Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, due dès le premier jour de retard

- Ces mentions doivent figurer sur la facture et dans les conditions de vente

## Sources

- [Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23211) — consulté le 4 septembre 2026

- [Mentions obligatoires sur une facture — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31808) — consulté le 4 septembre 2026

- [Conditions générales de vente (CGV) — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F33527) — consulté le 4 septembre 2026

- [Recourir à la sous-traitance — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F36261) — consulté le 4 septembre 2026

> **Sur les délais et les pénalités** — Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.

## Une mission, du premier échange au bilan

1. **Le cadrage** — Le besoin devient un périmètre écrit : livrables, exclusions, hypothèses. C'est ce document qu'on relira.

2. **La signature** — Le devis ou la proposition se signe à distance. L'acompte, quand il y en a un, s'encaisse en ligne.

3. **L'exécution** — Le temps se pointe sur la mission, y compris les allers-retours de validation qui ne figuraient nulle part.

4. **La facturation** — Au forfait, à l'échéance ; au temps passé, sur les heures réellement pointées. Les deux depuis la même mission.

5. **Le bilan** — Heures et frais engagés se comparent au montant facturé. La marge se lit par mission, pas par exercice.

## Trois façons de facturer une prestation

|  | Comment ça marche | Ce qu'il faut surveiller |

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| Au forfait | Un prix pour un périmètre décrit | Le temps réellement passé, sinon la marge s'évapore |

| Au temps passé | Un taux, des heures pointées | La justification des heures auprès du client |

| En récurrent | Un contrat, une échéance, une facture | Le préavis et ce que le forfait inclut vraiment |

Un indépendant seul tient dans l'offre gratuite : devis, factures illimitées et conformité 2026 comprises. Ce qui fait basculer vers une offre payante, c'est l'arrivée de la banque et de la trésorerie, puis celle d'une équipe — planning, congés, notes de frais et paie.

Une dernière particularité du métier, souvent sous-estimée : la relation dure. Un client d'agence revient, change d'interlocuteur, demande un devis qui ressemble à celui d'il y a deux ans. L'espace client et l'historique de la fiche remplacent alors la mémoire de celui qui a suivi le dossier — et qui, un jour, ne sera plus là pour s'en souvenir.

Reste la question du recrutement, qui est aussi une question de gestion. Une agence embauche sur un carnet de commandes qu'elle ne connaît qu'à trois mois, et la personne recrutée coûte avant de produire. Rapprocher les missions signées, les missions en cours de signature et les heures disponibles de l'équipe est le seul moyen de décider d'une embauche autrement qu'au ressenti d'une période chargée.

## Quatre pertes de mission

- **L'avant-vente non comptée** : Deux propositions perdues pour une gagnée : leur coût appartient à la mission gagnée, ou il n'appartient à personne.

- **L'aller-retour de validation** : Chaque reprise demandée hors périmètre coûte une demi-journée qui n'a été ni prévue ni facturée.

- **La mission qui déborde** : Le « petit ajout » accepté par politesse devient la norme du client suivant, à qui vous avez été recommandé.

- **Le renouvellement oublié** : Un contrat récurrent arrivé à échéance sans reconduction, c'est un revenu régulier qui s'arrête sans que rien ne l'annonce.

## À lire ensuite

- [Contrats et engagements](https://klarvi.fr/fonctionnalites/contrats-garanties-et-sav) — Le récurrent, ses préavis et ses échéances.

- [Devis et factures](https://klarvi.fr/fonctionnalites/devis-et-factures) — Du devis signé à la facture, sans ressaisie.

- [Logiciel RH pour PME](https://klarvi.fr/solutions/logiciel-rh) — Quand l'équipe grandit.

- [Artisans et BTP](https://klarvi.fr/solutions/artisans) — Le métier voisin, quand la prestation se fait sur un chantier.

## Questions fréquentes

### Puis-je facturer au temps passé et au forfait dans la même entreprise ?

Oui, et la plupart des agences font les deux. Le temps se pointe dans les deux cas : au forfait il sert à mesurer la marge, au temps passé il sert à établir la facture.

### Les abonnements clients se prélèvent-ils automatiquement ?

Oui. Le contrat décrit l'engagement, la facturation récurrente produit la pièce à l'échéance, et le prélèvement suit. Vous ne reprenez le dossier que lorsque quelque chose change.

### Comment savoir si une mission a été rentable ?

En rapprochant les heures pointées et les frais engagés du montant facturé. C'est le seul calcul qui distingue une mission rentable d'une mission qui a simplement été payée.

### Puis-je donner un accès à mon client pour suivre l'avancement ?

Oui, par l'espace client : il y retrouve ses devis, ses factures, ses demandes en cours et ses règlements, sans que vous ayez à les renvoyer à chaque échange.

### Comment chiffrer le temps d'avant-vente ?

En le pointant comme le reste, sur une affaire non facturable rattachée au client. Le rapport entre le temps investi et les missions gagnées donne le coût réel d'acquisition, qui doit être couvert par le prix des missions signées.

### Puis-je savoir quelle part de mes heures est facturable ?

En rapprochant les heures pointées sur des missions des heures travaillées sur la période. L'écart mesure ce qui part en avant-vente, en administration et en interne ; sur une activité de service, c'est le premier indicateur de rentabilité.

### Puis-je savoir ce qui est signé et ce qui est en cours de signature ?

Les devis portent leur statut — accepté, en attente, refusé, expiré — et les contrats récurrents portent leurs échéances. Le carnet à venir se lit donc en deux endroits, ce qui est déjà bien plus qu'une addition mentale faite un dimanche soir.

## Prêt à simplifier votre gestion ?

L'offre gratuite permanente suffit pour commencer : devis et factures illimités, conformité 2026 incluse, sans carte bancaire.

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Source officielle : https://klarvi.fr/solutions/services — Klarvi, logiciel français de facturation et de gestion d'entreprise. Citation autorisée avec attribution et lien vers l'URL d'origine.