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title: "Logiciel de gestion pour hôtels"
description: "Factures de séjour, arrhes et acomptes, encaissement en ligne, taxe de séjour à reverser, personnel et trésorerie dans un seul outil."
section: "Par métier"
product: "Klarvi"
source: "https://klarvi.fr/solutions/hotellerie"
documentation: "https://wiki.klarvi.fr"
published: "2026-08-14"
updated: "2026-09-04"
author: "Klarvi"
language: "fr-FR"
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# Hôtellerie et hébergement

Factures de séjour, arrhes et acomptes, encaissement en ligne, taxe de séjour à reverser, personnel et trésorerie dans un seul outil.

Un établissement d'hébergement encaisse avant de servir, collecte une taxe qui ne lui appartient pas, et emploie une équipe dont les horaires ne ressemblent à aucun autre métier.

> Klarvi gère l'administratif d'un hébergement : factures de séjour avec arrhes ou acomptes, encaissement par carte en ligne, relances, taxe de séjour collectée et à reverser, personnel avec planning et paie, et une trésorerie qui tient compte de la saisonnalité.

L'hôtellerie a une particularité comptable que peu d'outils traitent correctement : l'argent arrive avant la prestation. Des arrhes à la réservation, un acompte à la confirmation, le solde au départ. Chacun de ces flux a un statut différent, et les confondre revient à considérer comme acquis un montant qui peut encore être remboursé.

S'y ajoute une collecte qui n'est pas un produit : la taxe de séjour est encaissée pour le compte de la collectivité, puis reversée. Elle traverse votre compte sans jamais vous appartenir, et elle doit pouvoir être isolée à tout moment.

Un troisième chiffre gouverne l'exploitation, et il n'est pas le taux d'occupation : c'est le revenu par chambre disponible. Un établissement plein à bas prix et un établissement à moitié vide à plein tarif peuvent produire le même chiffre d'affaires, avec des coûts d'exploitation très différents — ménage, petits-déjeuners, blanchisserie. Rapprocher les encaissements du nombre de nuitées vendues est donc plus instructif que de regarder le remplissage.

## Trois flux, trois natures

|  | Ce que c'est | Ce que ça implique |

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| Arrhes | Une somme versée à la réservation | Le client peut renoncer ; la somme reste acquise ou se rembourse au double selon le cas |

| Acompte | Un engagement ferme des deux parties | La réservation ne se dénoue plus librement |

| Taxe de séjour | Une collecte pour la collectivité | Ni un produit ni une charge : un montant à isoler et à reverser |

## Sources

- [Taux de TVA dans le secteur de l'hébergement et de l'hôtellerie — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F37288) — consulté le 4 septembre 2026

- [Affichage des prix : règles à respecter — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F34344) — consulté le 4 septembre 2026

- [Règles de sécurité incendie d'un établissement recevant du public — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31684) — consulté le 4 septembre 2026

- [Accessibilité d'un établissement recevant du public — Service-Public Entreprendre](https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32873) — consulté le 4 septembre 2026

> **Sur les arrhes et les acomptes** — Les règles rappelées ici sont celles du métier, à la date de dernière vérification de cette page. Elles ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : une situation particulière se tranche avec un professionnel du chiffre ou du droit.

## Un séjour, de la réservation au départ

1. **La réservation** — Arrhes ou acompte encaissés par lien de paiement, avec la nature du versement écrite noir sur blanc.

2. **La confirmation** — Le dossier porte les dates, le tarif convenu et ce qui a déjà été versé. Une annulation trouve sa règle écrite.

3. **L'arrivée** — Les prestations du séjour s'ajoutent au dossier au fil des jours, chacune avec son taux de TVA.

4. **Le départ** — La facture de séjour reprend le versement initial, isole la taxe de séjour et solde le reste dû.

5. **Le reversement** — La taxe collectée se retrouve à part, prête à être reversée : elle n'a jamais été comptée comme un produit.

## Ce dont un hébergement a besoin au quotidien

- **La facture de séjour** : Nuitées, petits-déjeuners, extras et taxe de séjour sur la même pièce, chacun à son taux.

- **L'encaissement à distance** : Un lien de paiement pour l'acompte à la réservation, et le solde réglé sans reprendre les coordonnées bancaires.

- **Une équipe aux horaires décalés** : Planning, remplacements, heures pointées, congés et bulletins : la réception ne travaille pas de neuf à dix-sept heures.

- **La saisonnalité** : La projection de trésorerie montre le creux d'entre-saison avant qu'il n'arrive, pas pendant.

Klarvi n'est pas un moteur de réservation et ne prétend pas l'être : il ne gère ni le plan des chambres, ni les canaux de distribution, ni le revenue management. Il prend le relais là où ces outils s'arrêtent — la facture, l'encaissement, la trésorerie, l'équipe et les obligations — et c'est précisément la partie qu'un logiciel de réservation traite le plus mal.

## Ce qu'un hébergement doit pouvoir sortir à tout moment

- Une facture de séjour détaillée, avec la ventilation des taux de TVA

- Le montant de taxe de séjour collecté sur une période, isolable du chiffre d'affaires

- L'état des arrhes et acomptes encaissés mais non encore acquis

- Le décompte des heures de son personnel, en particulier pour les horaires décalés

Le point commun de ces quatre demandes : elles arrivent toujours au mauvais moment — un contrôle, une déclaration, un litige avec un client parti fâché. Les tenir à jour au fil de l'eau coûte quelques secondes par séjour ; les reconstituer après coup coûte une journée, et le résultat est discutable.

Une dernière charge mérite d'être suivie de près, parce qu'elle est presque entièrement variable : le linge et la remise en état des chambres. Externalisée, elle se facture au kilo ou à la pièce et suit le remplissage ; internalisée, elle se paie en heures. Dans les deux cas, elle se rattache aux nuitées vendues, et c'est ce rapprochement qui dit si le prix moyen pratiqué couvre réellement le coût d'une chambre occupée.

## Quatre pertes d'exploitation

- **L'annulation tardive non facturée** : Une chambre libérée la veille ne se revend pas. La facturer suppose des conditions écrites et acceptées à la réservation.

- **L'extra non porté au dossier** : Un minibar, un parking, un petit-déjeuner ajouté oralement et jamais saisi : le séjour se solde en dessous de sa valeur.

- **La commission du canal de vente** : Elle se prélève sur chaque réservation et se traite comme une charge. Non suivie, elle fausse le prix moyen que vous croyez pratiquer.

- **Le ménage sous-dimensionné** : Un temps de remise en état estimé une fois pour toutes finit par ne plus correspondre au taux d'occupation réel.

## À lire ensuite

- [Encaissement en ligne](https://klarvi.fr/fonctionnalites/encaissement-en-ligne) — Acompte à la réservation, solde au départ.

- [Trésorerie et point bas](https://klarvi.fr/fonctionnalites/tresorerie-et-banque) — Anticiper le creux d'entre-saison.

- [Restauration et CHR](https://klarvi.fr/solutions/restauration) — Le métier voisin, quand la table s'ajoute aux chambres.

## Questions fréquentes

### Klarvi remplace-t-il mon logiciel de réservation ?

Non. Le plan des chambres, la disponibilité et la distribution sur les canaux de vente relèvent d'un outil dédié. Klarvi prend la suite : la facture de séjour, l'encaissement, la comptabilité, la trésorerie et l'équipe.

### La taxe de séjour peut-elle être suivie séparément ?

Elle figure sur la facture comme une ligne distincte, avec son propre traitement : ce n'est pas un produit de l'établissement, et elle doit rester isolable pour être reversée à la collectivité.

### Puis-je encaisser un acompte à distance, au moment de la réservation ?

Oui, par un lien de paiement envoyé au client. Le montant se déduit ensuite du solde, et l'encaissement se rapproche automatiquement de la pièce.

### Et si j'ai plusieurs établissements ?

Plusieurs sites vivent dans une même entreprise sans surcoût, et plusieurs sociétés dans une même organisation dès les offres multi-entreprises — chacune avec son SIREN et sa comptabilité.

### Les commissions des canaux de vente sont-elles suivies ?

Elles se saisissent comme des charges rattachées à la période concernée, ce qui permet de comparer le prix affiché au prix réellement encaissé. Klarvi ne se connecte pas aux canaux de distribution : c'est votre outil de réservation qui les gère.

### Puis-je facturer une annulation hors délai ?

Si vos conditions de réservation le prévoient et qu'elles ont été acceptées, oui : la facture s'appuie sur elles, et la nature du versement initial — arrhes ou acompte — détermine ce qui reste acquis. C'est exactement le point où la distinction cesse d'être théorique.

### Puis-je rattacher mes charges d'exploitation aux nuitées vendues ?

Les dépenses se catégorisent et se lisent par période, ce qui permet de les rapprocher du nombre de nuitées de la même période. Klarvi ne calcule pas d'indicateur hôtelier normalisé : il vous donne les deux chiffres, dans le même outil, ce qui suffit pour le rapport qui compte.

## Prêt à simplifier votre gestion ?

L'offre gratuite permanente suffit pour commencer : devis et factures illimités, conformité 2026 incluse, sans carte bancaire.

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Source officielle : https://klarvi.fr/solutions/hotellerie — Klarvi, logiciel français de facturation et de gestion d'entreprise. Citation autorisée avec attribution et lien vers l'URL d'origine.