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title: "Note de frais : définition et règles"
description: "Une note de frais est la demande de remboursement des dépenses engagées par un collaborateur pour le compte de l'entreprise, appuyée sur des justificatifs."
section: "Comptabilité"
product: "Klarvi"
source: "https://klarvi.fr/ressources/lexique/note-de-frais"
documentation: "https://wiki.klarvi.fr"
published: "2026-09-04"
updated: "2026-09-04"
language: "fr-FR"
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# Note de frais

Une note de frais est la demande de remboursement des dépenses engagées par un collaborateur pour le compte de l'entreprise, appuyée sur des justificatifs.

Un remboursement, pas un revenu. Encore faut-il que le justificatif suive, sinon la nature change.

> Une note de frais est le document par lequel un dirigeant ou un salarié demande le remboursement de dépenses qu'il a engagées personnellement pour l'entreprise : déplacement, repas, hébergement, achat. Elle doit s'appuyer sur des justificatifs et porter des dépenses professionnelles réelles.

Le remboursement n'est pas un élément de rémunération, à condition que la dépense soit justifiée, professionnelle et engagée dans l'intérêt de l'entreprise. À défaut, il peut être requalifié, avec des conséquences sociales et fiscales : c'est le justificatif, et lui seul, qui fait la différence entre un remboursement et un complément de salaire déguisé.

Certaines dépenses obéissent à des barèmes plutôt qu'à des frais réels, notamment l'usage d'un véhicule personnel. Le choix entre barème et frais réels ne se fait pas dépense par dépense : il s'applique de façon cohérente, et le mélange des deux méthodes est précisément ce qui attire l'attention.

> **Un exemple** — Un commercial avance un billet de train et un repas. Il joint les deux justificatifs, la note est validée, le remboursement part avec la paie du mois. La dépense est en charge, la taxe récupérable là où elle l'est, et rien n'entre dans son revenu imposable.

## À lire ensuite

- [Obligations comptables selon son statut](https://klarvi.fr/ressources/guides/obligations-comptables-selon-son-statut) — Le guide : justificatifs et obligations.

- [Durée de conservation des documents](https://klarvi.fr/ressources/guides/duree-de-conservation-des-documents) — Combien de temps garder les justificatifs.

- [Immobilisation](https://klarvi.fr/ressources/lexique/immobilisation) — L'achat qui ne passe pas en charge.

- [Modèle de note de frais](https://klarvi.fr/ressources/modeles/modele-note-de-frais) — Un document prêt à remplir.

- [Dépenses et justificatifs](https://klarvi.fr/fonctionnalites/depenses-et-justificatifs) — La photo du justificatif, et ce qu'elle déclenche.

## Questions fréquentes

### Un justificatif est-il indispensable ?

Oui, sauf pour les dépenses couvertes par un barème forfaitaire. Sans pièce, la dépense n'est ni déductible ni récupérable au titre de la taxe, et le remboursement peut être requalifié en complément de rémunération.

### Un dirigeant peut-il se faire rembourser ses frais ?

Oui, dans les mêmes conditions qu'un salarié : dépense professionnelle, engagée dans l'intérêt de l'entreprise, justifiée. La qualité de dirigeant n'assouplit rien — elle attire plutôt l'attention sur la nature des dépenses.

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Source officielle : https://klarvi.fr/ressources/lexique/note-de-frais — Klarvi, logiciel français de facturation et de gestion d'entreprise. Citation autorisée avec attribution et lien vers l'URL d'origine.