--- title: "Gestion des dépenses avec OCR des reçus" description: "Photographiez un reçu : la lecture automatique en extrait le montant, la date et le fournisseur, et classe la dépense avec sa pièce." section: "Finances" product: "Klarvi" source: "https://klarvi.fr/fonctionnalites/depenses-et-justificatifs" documentation: "https://wiki.klarvi.fr" published: "2026-08-14" updated: "2026-09-04" author: "Klarvi" language: "fr-FR" --- # Dépenses, notes de frais et lecture des justificatifs Photographiez un reçu : la lecture automatique en extrait le montant, la date et le fournisseur, et classe la dépense avec sa pièce. Le justificatif perdu ne coûte pas seulement une ligne de comptabilité : il coûte la TVA qu'on ne récupérera pas et la charge qu'on ne pourra pas déduire. > Photographiez un ticket ou une facture fournisseur : la lecture automatique en extrait le montant, la date et le fournisseur, puis crée la dépense avec son justificatif attaché. Les notes de frais des salariés suivent le même chemin, avec validation puis remboursement. La dépense professionnelle a un défaut : elle se fait debout, dans une station-service ou à la caisse d'un fournisseur, et sa pièce justificative tient dans une poche. Elle sera saisie le soir, ou le week-end, ou jamais. Le tiers de ce qui n'est pas saisi le jour même ne l'est plus. Le seul remède qui tienne est de faire la saisie au moment du paiement, en une photo. Tout le reste — le classement, le rattachement au bon fournisseur, la TVA récupérable — doit se déduire de cette photo. ## De la photo à l'écriture 1. **La photo** — Depuis le téléphone, au moment où le ticket est encore dans la main. L'image devient le justificatif conservé. 2. **La lecture automatique** — L'OCR extrait le montant total, la date et le fournisseur, et propose la catégorie de charge la plus probable. 3. **La vérification** — Vous corrigez ce qui doit l'être. La correction sert de repère pour les documents suivants du même fournisseur. 4. **Le rattachement** — La dépense rejoint la trésorerie, les charges de l'exercice et, s'il y a lieu, la TVA récupérable. ## Trois natures de sortie, trois circuits | | Ce que c'est | Ce que ça déclenche | | --- | --- | --- | | Dépense | Un achat payé par l'entreprise | Charge, TVA récupérable, sortie de trésorerie | | Charge fixe | Un abonnement, un loyer, une assurance | Écriture récurrente et prévision automatique | | Note de frais | Une avance faite par un salarié | Validation, puis remboursement à la personne | La note de frais mérite d'être distinguée des deux autres, parce qu'elle engage quelqu'un. Le salarié saisit et photographie depuis son propre espace, un responsable valide, et le remboursement devient une dépense de l'entreprise. Personne n'a besoin d'un tableur partagé, et le salarié voit où en est sa demande. ## Ce qu'une dépense doit porter pour être exploitable - Son justificatif, image ou PDF, conservé avec elle et non dans un dossier à part - Son fournisseur, pour retrouver l'historique et comparer d'une année sur l'autre - Sa catégorie de charge, qui décide de sa place dans le résultat - Sa TVA, quand elle est récupérable — et la mention de ce qui ne l'est pas - Son rattachement, quand la dépense concerne un chantier, une mission ou un véhicule Le dernier point est celui qu'on néglige le plus, et c'est celui qui change la lecture. Une dépense rattachée à un chantier entre dans la marge de ce chantier ; la même dépense rangée dans « achats » disparaît dans une masse où plus personne ne la retrouve. La différence de saisie est d'un champ ; la différence d'information est totale. ## À lire ensuite - [Trésorerie et banque](https://klarvi.fr/fonctionnalites/tresorerie-et-banque) — Le rapprochement de la dépense avec le mouvement bancaire. - [Équipe, planning et paie](https://klarvi.fr/fonctionnalites/equipe-planning-paie) — L'espace depuis lequel le salarié saisit ses frais. - [Application mobile](https://klarvi.fr/fonctionnalites/application-mobile) — La photo prise au moment du paiement. ## Questions fréquentes ### La lecture automatique fonctionne-t-elle sur un ticket froissé ? Elle s'en sort dans la plupart des cas, et propose ce qu'elle a lu plutôt que d'imposer un résultat. Ce qui compte davantage, c'est que l'image soit conservée : c'est elle qui fait foi, la donnée extraite n'est qu'un raccourci de saisie. ### Le justificatif photographié suffit-il, ou faut-il garder le papier ? La copie numérique d'une pièce justificative est admise lorsqu'elle est fidèle et conservée dans des conditions garantissant son intégrité, ce que Klarvi assure. La règle exacte dépend de votre situation ; en cas de doute sur un dossier sensible, demandez à votre expert-comptable. ### Les notes de frais des salariés passent-elles par le même écran que mes achats ? Non, et c'est délibéré : une note de frais est une avance faite par une personne, elle appelle une validation et un remboursement. Elle a donc son circuit, et elle ne rejoint vos dépenses qu'une fois remboursée. ### Comment sont traitées les charges qui reviennent tous les mois ? Loyer, assurance, abonnements : elles se déclarent une fois comme charges fixes et alimentent d'elles-mêmes la prévision de trésorerie. C'est ce qui évite de découvrir un point bas causé par des sorties parfaitement connues d'avance. ## Prêt à simplifier votre gestion ? L'offre gratuite permanente suffit pour commencer : devis et factures illimités, conformité 2026 incluse, sans carte bancaire. --- Source officielle : https://klarvi.fr/fonctionnalites/depenses-et-justificatifs — Klarvi, logiciel français de facturation et de gestion d'entreprise. Citation autorisée avec attribution et lien vers l'URL d'origine.